La cuenta corriente de proveedores es el registro de lo que tu negocio le debe a cada proveedor: cada factura de compra entra como deuda con su fecha de vencimiento, cada pago la baja, y el saldo es la resta. En PymeInteligente eso no es una planilla aparte: sale de las facturas de compra que ya cargás y de los pagos que ya registrás, y se mira desde cuentas corrientes de proveedores.
Este post cuenta cómo funciona por dentro, porque en deuda con proveedores el detalle importa más que el total.
El total que le debés no sirve para decidir
Saber que le debés $4.300.000 a un proveedor no te dice nada útil. Lo que decide un pago es qué parte de eso ya venció y hace cuánto.
Por eso el listado no muestra un solo número por proveedor. Muestra:
| Dato | Qué te dice |
|---|---|
| Saldo al día | Deuda con vencimiento todavía por delante |
| Saldo vencido | Deuda con la fecha ya pasada |
| Vencido hasta 30 días | Atraso reciente, normalmente sin drama |
| Vencido de 31 a 90 días | El proveedor pasa a amarillo |
| Vencido de más de 90 días | El proveedor pasa a rojo |
| Días desde el último pago | Hace cuánto que no le pagás nada |
| Facturas pendientes | Cuántos comprobantes quedaron abiertos |
| Crédito disponible | Cuánto te queda del límite que le pusiste a ese proveedor |
El color no es decorativo: es el filtro. Podés listar sólo los proveedores en rojo, o sólo los que tienen algo pendiente, o los que no cobran nada tuyo desde hace más de 60 días. Y los gastos que le debés a ese mismo proveedor —un flete, un servicio— suman al mismo saldo, no viven en otra pantalla.
Cargar la factura sin tipearla
El cuello de botella real de una cuenta corriente de proveedores no es mirarla: es cargar los comprobantes. Una factura A de un mayorista tiene tipo, punto de venta, número, CAE, fecha, CUIT, treinta líneas, IVA en dos alícuotas y percepciones de IIBB. Tipear eso a mano es media hora y tres errores.
En PymeInteligente sacás una foto o subís el PDF, y la extracción automática devuelve:
- Cabecera: tipo de comprobante (A, B, C o M), punto de venta de 5 dígitos, número de 8, CAE de 14 con su fecha de vencimiento, fecha de emisión, CUIT y razón social del emisor, moneda y plazo de pago en días.
- Líneas: código del artículo, descripción, cantidad, precio unitario neto y alícuota de IVA (0, 10,5, 21 o 27).
- Impuestos: neto gravado, IVA desglosado por alícuota, percepción de IVA y percepciones de IIBB con la provincia de cada una.
Tres cosas que conviene saber de cómo está hecho:
- Corre en segundo plano. No te quedás mirando una pantalla que gira: la extracción se encola como trabajo y la pantalla sigue usable.
- El mismo archivo no se procesa dos veces. La identidad del trabajo es el contenido del archivo, así que un doble clic o un reintento de red no te generan dos facturas.
- Si la factura es demasiado grande, avisa. Un comprobante de quince páginas con cincuenta unidades puede cortarse a mitad de camino. En vez de fallar con un error genérico, te dice que la dividas en partes de diez a quince líneas o que la cargues a mano.
Y lo más importante: lo que sale de ahí queda cargado, no confirmado. Revisás, corregís lo que haga falta y recién entonces la factura existe.
Borrador, validada, contabilizada
Una factura de compra pasa por tres estados y eso no es burocracia: define cuándo pasan las cosas.
- Borrador: está cargada y podés editarla. No genera deuda, no toca stock, no genera asiento.
- Validada: los datos están dados por buenos.
- Contabilizada: acá sí. Se registra el débito en la cuenta corriente del proveedor y se genera el asiento contable correspondiente.
Que los efectos se disparen al contabilizar y no al cargar es lo que te deja corregir una factura mal tipeada sin ensuciar la cuenta corriente ni el libro IVA compras. Y si la factura estaba mal de raíz, anularla revierte el asiento en vez de borrarlo.
El pago, y el error que evita
Un pago a proveedor no es un número suelto. Puede aplicarse a varias facturas a la vez, con el importe imputado a cada una, y puede armarse con más de un instrumento:
- efectivo
- transferencia bancaria
- cheque propio
- cheque de terceros (uno que te dieron y endosás)
- tarjeta de crédito o débito
- retención
- MercadoPago
Los cheques tienen vida propia dentro del pago: quedan como entregados al proveedor, en clearing, acreditados, rechazados o devueltos como vuelto. Un cheque rechazado no desaparece del circuito.
Acá está la decisión de diseño que más problemas evita. El crédito se aplica al documento, no al montón. Un pago imputado a la factura 0003-00012345 baja la deuda de esa factura y de ninguna otra. Los créditos sueltos —un anticipo sin aplicar, una nota de crédito que todavía no usaste, un ajuste manual— quedan en un grupo aparte que sólo compensa deuda igualmente suelta.
Parece un detalle técnico y es lo contrario. La alternativa —tirar todo a una bolsa y cancelar de lo más viejo a lo más nuevo— hace que el crédito histórico acumulado de un proveedor cancele en silencio una factura nueva genuinamente impaga. La cuenta corriente cierra en cero y la deuda real sigue ahí. Preferimos mostrar de más una deuda vieja ambigua antes que esconder una deuda nueva.
Cuando la mercadería llega antes que el papel
En la práctica el camión llega primero y la factura después. El circuito lo contempla: cargás el remito, la mercadería entra al stock, y el remito queda marcado como recibido sin factura.
Cuando el comprobante aparece, se vinculan. La factura muestra su recepción como pendiente, parcial o completa, y el remito queda en uno de cuatro estados según el cruce: pendiente, coincide, facturado de menos o revisión manual. Si el proveedor te facturó menos de lo que entregó, o al revés, el sistema lo marca en vez de darlo por bueno.
También se puede vincular un remito a una factura que ya estaba cargada, que es el caso real de cuando alguien carga primero el comprobante y después aparece el papel del depósito.
Notas de crédito y notas de débito
Las dos existen y las dos se comportan distinto:
- La nota de crédito del proveedor baja tu deuda. Si además es una devolución de mercadería, podés indicarlo y genera el movimiento de stock que la saca del depósito hacia el proveedor.
- La nota de débito la sube: son intereses, diferencias de precio, gastos que te cargan después. Aparece como deuda exigible en la cuenta corriente y se puede seleccionar para pagar igual que una factura.
Los movimientos se registran en pesos o en dólares, y el saldo se calcula por moneda: no se mezcla una factura en dólares con pagos en pesos como si fueran lo mismo.
Qué mirar una vez por semana
Con esto armado, controlar proveedores son cinco minutos:
- Ordená el listado por saldo vencido, no por saldo total.
- Mirá primero los proveedores en rojo (algo con más de 90 días).
- Revisá los que no reciben un pago tuyo desde hace mucho, aunque el saldo sea chico: ahí se esconden las facturas que nadie cargó bien.
- Chequeá las facturas con recepción pendiente: o falta el remito, o falta que alguien confirme que llegó todo.
- Armá los pagos aplicándolos a facturas concretas. Un pago "a cuenta" sin imputar es deuda que después nadie sabe a qué corresponde.
Lo que hace que esto funcione no es una pantalla más linda, es que la factura de compra, el remito, el stock, el pago y el asiento sean el mismo dato mirado desde distintos lados. Si querés verlo con tus propios comprobantes, la página de cuentas corrientes de proveedores tiene el detalle y el contacto directo.