La orden de compra es el documento que fija qué le pediste al proveedor: producto, cantidad, costo unitario y alícuota de IVA. La recepción es el documento que registra qué llegó de verdad. El circuito sirve porque los dos se cruzan solos: cada entrega descuenta de lo pendiente y la orden se mueve sola a parcialmente recibida o recibida.
Sin ese cruce, la escena habitual es la conocida: el camión descarga, alguien firma el remito, y tres semanas después nadie sabe si el proveedor mandó todo. La diferencia se descubre cuando falta la mercadería en el mostrador, no cuando llegó de menos.
El pedido: de la falta al papel
Antes de la orden hay un paso previo que suele hacerse en una libreta. En el ERP es la pantalla de pendientes de compra: la lista de lo que hay que pedir.
Los ítems entran de dos maneras. Manual, cuando alguien anota que hay que reponer algo. Y automática, cuando el sistema detecta el faltante a partir del stock del producto y lo compara contra el mínimo y el ideal que tenga configurados. Un ítem automático es único por producto y por sucursal, así que la misma falta no se duplica en la lista aunque se dispare varias veces.
Cada pendiente muestra el stock actual, el mínimo, el ideal y el proveedor preferido de ese producto. Se puede marcar como urgente con motivo. Cuando decidís pedir, seleccionás los pendientes y desde ahí se genera la orden de compra ya agrupada por proveedor.
Qué guarda la orden
Cada orden lleva un número propio con prefijo PO, correlativo, y adentro:
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Ítem, cantidad ordenada y costo unitario | Es la referencia contra la que se compara lo que llega y lo que te facturan |
| Alícuota por línea (0, 10,5, 21 o 27) | Permite mezclar productos con IVA distinto en un mismo pedido |
| Moneda (pesos o dólares) | Compras importadas o acordadas en dólares no se distorsionan |
| Fecha estimada de llegada | Es lo que permite listar qué debería haber llegado y no llegó |
| Condiciones de pago y de envío | Queda escrito lo que se acordó, no lo que alguien recuerda |
| Sucursal de recepción | Define dónde se descarga |
Podés pedir cosas que todavía no están en el catálogo: un ítem manual no necesita producto cargado, sólo descripción, costo y alícuota. Sirve para el pedido puntual que no vas a fichar como producto.
Si trabajás con varias sucursales, la orden admite además un plan de asignación: cuánto de lo que estás pidiendo va a cada sucursal, con una prioridad de 1 a 3. La suma asignada no puede superar lo ordenado, y no se puede repetir la misma sucursal dos veces en el plan. Con el traslado automático activado, la mercadería que llega a la casa central se despacha a cada sucursal según ese plan en vez de quedar toda parada en el depósito grande.
Un detalle operativo que conviene conocer: la mercadería de una orden de compra se recibe en casa central. Las sucursales se abastecen por transferencia interna desde ahí, que es exactamente lo que resuelve el plan de asignación.
El recorrido de la orden
Una orden no salta de cualquier estado a cualquier otro. El camino es:
- Borrador — se está armando. Es el único estado en el que se puede editar o eliminar.
- Aprobada — alguien con permiso la autorizó. Queda registrado quién y cuándo.
- Enviada — se le pasó al proveedor. Recién desde acá se puede recibir mercadería contra ella.
- Parcialmente recibida — llegó una parte.
- Recibida — llegó todo.
- Cerrada — el circuito terminó.
También se puede cancelar, pero sólo mientras no haya empezado a llegar mercadería. La restricción de que sólo el borrador es editable es la que hace que la orden sirva como referencia: si se pudiera cambiar la cantidad pedida después de que llegó el camión, no habría contra qué comparar.
La recepción: qué llegó, qué entra al stock
Cuando la mercadería aparece, se carga una recepción. Lleva su propio número con prefijo GRN y puede vincularse a la orden de compra, a la factura de compra, o a ninguna de las dos si es una entrega suelta.
Si la vinculás a una orden, hay tres controles automáticos:
- La orden tiene que estar enviada o parcialmente recibida. No se recibe contra un borrador.
- El proveedor de la recepción tiene que coincidir con el de la orden.
- La cantidad no puede exceder lo que queda pendiente. Si pedías 100, ya recibiste 60 y alguien carga 50, la operación se rechaza indicando que quedaban 40.
Si no hay factura todavía, el número de remito es obligatorio, y un mismo remito del mismo proveedor no se puede cargar dos veces: el sistema lo detecta como duplicado y lo frena. Es el control que evita el clásico ingreso doble de la misma entrega.
Lo recibido no es lo aceptado
Cada línea de la recepción distingue tres cantidades:
- Ordenada: lo que decía la orden.
- Recibida: lo que bajó del camión.
- Aceptada y rechazada: de lo que bajó, cuánto está en condiciones y cuánto no, con motivo de rechazo.
Si alguna de las tres no coincide con las otras, la recepción queda marcada como discrepancia de manera automática. No hay que acordarse de tildarlo: si recibiste distinto de lo que pediste, o aceptaste menos de lo que recibiste, o rechazaste algo, el documento queda señalado.
Cada línea puede además llevar lote, vencimiento, depósito y ubicación. A la recepción se le adjuntan el remito escaneado o las fotos de la mercadería fallada, que es la constancia que después sirve para el reclamo.
Contabilizar es lo que mueve el stock
Una recepción pasa por pendiente, validada y contabilizada. Mientras no esté contabilizada es sólo un documento: el stock no se mueve.
Al contabilizarla, tres cosas pasan de una:
- Se generan los movimientos de inventario, únicamente por la cantidad aceptada. Lo rechazado queda en el documento, nunca en el stock.
- Se registra el costo de esa entrada, calculado sobre las unidades aceptadas y el costo unitario de la línea.
- Se descuenta lo recibido de la orden de compra y se recalcula su estado: si con esta entrega ya llegó todo, pasa a recibida; si falta, queda parcialmente recibida.
Ese tercer punto es el que cierra el circuito. Nadie tiene que ir a la orden a marcar a mano qué llegó: el estado sale de las recepciones contabilizadas. Los ítems manuales, al no ser productos del catálogo, quedan fuera de esa conciliación por cantidad.
Cuando la factura no coincide con lo que llegó
La recepción y la factura de compra son documentos distintos, y llegan en cualquier orden. Cada recepción guarda cómo está parada respecto de la factura: sólo remito, ya facturada, o con diferencia. Y el cruce contra el comprobante queda en uno de cuatro estados: pendiente, coincide, facturado de menos, o revisión manual.
Que exista el estado de revisión manual es el punto. Cuando el proveedor factura distinto de lo que entregó, el sistema no ajusta solo ni asume que la factura tiene razón: lo marca para que alguien lo mire. Ese es el momento exacto en que se recupera plata que de otra forma se pierde, y el detalle completo del cruce está en el post sobre la cuenta corriente de proveedores.
Por qué esto arregla el stock
La mayoría de los descuadres de inventario no nacen en la venta, nacen en la entrada. Se carga de más porque el remito se ingresó dos veces. Se carga de menos porque nadie registró la segunda entrega parcial. Se carga mal porque se ingresó lo pedido en vez de lo que realmente bajó del camión.
El circuito de orden y recepción ataca esas tres causas de raíz: el remito duplicado se bloquea, la entrega parcial descuenta de lo pendiente en vez de reemplazarlo, y al stock entra la cantidad aceptada, no la ordenada. Si el inventario te viene dando mal, vale la pena leer las otras causas en por qué el stock siempre está mal.
Cuando la mercadería ya entró y la factura está cargada, lo que sigue es la deuda: cuánto le debés al proveedor y cuándo vence. Eso lo maneja la cuenta corriente de proveedores, y el pago se registra como se explica en orden de pago a proveedores.
Lo mínimo para empezar
No hace falta implementar todo el circuito el primer día. El orden que funciona:
- Cargá los pendientes de compra, aunque sea a mano, para dejar de pedir de memoria.
- Generá la orden desde esos pendientes y mandásela al proveedor.
- Cuando llegue la mercadería, cargá la recepción contra la orden y contá lo que bajó del camión, no lo que decía el pedido.
- Separá lo aceptado de lo rechazado antes de contabilizar.
- Revisá una vez por semana las órdenes que quedaron parcialmente recibidas. Ahí está la mercadería que el proveedor te debe.
Ese último paso es el que suele devolver la inversión de todo lo anterior. La mercadería que nunca llegó y nadie reclamó es plata pagada que no está en ningún estante.