Una orden de pago a proveedores es el comprobante que deja escrito a quién le pagaste, cuánto, con qué y qué facturas cancelás con eso. Sin ese último dato el pago no sirve de mucho: sabés que salió plata, pero no sabés qué deuda bajó.
En PymeInteligente el pago se carga desde Compras → Pagos, recibe un número propio con formato PAY-XXXX y guarda adentro las facturas que imputa. Este post cuenta cómo funciona por dentro, porque acá el detalle es lo que después te permite reclamar, conciliar y cerrar un mes.
Pagar no es sacar plata de la caja
La diferencia entre anotar "le pagué $800.000 a Distribuidora Sur" y cargar una orden de pago es qué te queda después.
Con la anotación te queda el egreso. Con la orden de pago te quedan cuatro cosas más:
- Qué facturas bajaron, con el saldo que tenían antes y el que les quedó.
- Con qué instrumentos pagaste, uno por uno, con su referencia.
- El movimiento en tesorería, en el medio que corresponde a cada instrumento.
- El asiento contable, si tenés la contabilidad activa.
Todo eso sale de una sola carga. No hay que registrarlo cuatro veces.
Imputar factura por factura, no al montón
Cuando elegís el proveedor, la pantalla te trae sus facturas con saldo pendiente, no todas. De cada una ves el saldo real que queda, no el total original, y decidís cuánto le aplicás.
Esto importa más de lo que parece. Un pago aplicado "al proveedor" en general deja la deuda mal repartida: no sabés cuál de las cinco facturas quedó paga y cuál sigue viva. Un pago aplicado al documento deja cada factura con su saldo exacto.
El sistema no te deja pasarte. Hay dos controles duros:
| Control | Qué bloquea |
|---|---|
| Monto total vs. imputado | No podés imputar más plata de la que cargaste en instrumentos |
| Saldo pendiente por factura | No podés aplicarle a una factura más de lo que esa factura debe |
El segundo usa el saldo pendiente real del momento, con una tolerancia de un centavo para diferencias de redondeo. Si intentás pagar $150.000 a una factura que debe $120.000, el error te dice exactamente cuál es el saldo y cuánto quisiste aplicar.
Si querés ver el circuito completo de cómo se arma esa deuda antes de pagarla, está contado en cuenta corriente de proveedores.
El excedente no se pierde
Pagar de más pasa seguido: redondeás una transferencia, adelantás plata contra un pedido que todavía no llegó, o el cheque que tenías a mano era más grande que la factura.
Si el total del pago supera lo imputado, la diferencia se registra como crédito a cuenta del proveedor, con categoría de anticipo y la nota "Dinero a cuenta". Queda en la cuenta corriente de ese proveedor, disponible para imputarlo a una factura futura.
El caso extremo también funciona: si cargás un pago sin imputar ninguna factura, el pago entero queda a cuenta. Es la forma correcta de registrar un anticipo o una seña a un proveedor.
Varios instrumentos en el mismo pago
Un pago casi nunca es de una sola forma. Media transferencia, un cheque a 30 días y el resto en efectivo es un pago normal en una pyme argentina.
Los instrumentos disponibles son:
- Efectivo
- Transferencia bancaria
- Cheque propio
- Cheque de terceros
- Tarjeta de crédito
- Tarjeta de débito
- MercadoPago
- Retención
- Otro
El total del pago es la suma de lo que cargues. Cada instrumento lleva su importe y su referencia (número de cheque, comprobante de transferencia, lo que corresponda).
Tres detalles del comportamiento real, que conviene saber antes:
El cheque propio pide cuenta bancaria. Sin la cuenta asociada el pago no se guarda. Es a propósito: un cheque propio sale de una chequera de un banco puntual, y sin esa cuenta el asiento y la conciliación posterior quedarían colgados.
El cheque de terceros no se tipea, se elige. En el selector de instrumentos aparece deshabilitado justamente para eso: los cheques de terceros se seleccionan desde la caja, entre los que efectivamente tenés en cartera. Así el cheque que endosás es uno que existe, y queda marcado como entregado al proveedor en lugar de seguir figurando como disponible.
El mismo cheque no se puede usar dos veces. Si la referencia coincide con un cheque ya usado o ya entregado a otro proveedor, el pago se rechaza con el mensaje de que ese cheque ya está en uso.
La retención no mueve plata. Es el único instrumento que no genera movimiento de tesorería, porque no sale efectivo de ningún lado: baja la deuda con el proveedor contra el impuesto que vas a ingresar vos. Por eso puede convivir en el mismo pago con la transferencia por el neto.
Qué pasa en tesorería y en el mayor
Cada instrumento que sí mueve plata genera su movimiento de tesorería en el medio que le corresponde: efectivo, transferencia, tarjeta o cheque. Si trabajás con varias tesorerías, el pago se descuenta de la que elegiste; si no, va contra la tesorería general.
Con la contabilidad activa, además se postea el asiento con la glosa "Pago a Proveedor – Nombre": debita la cuenta de proveedores y acredita las cuentas que correspondan a cada instrumento. Es el mismo mecanismo que cuenta el post de asientos contables automáticos: el asiento sale del comprobante, no se carga aparte.
Un guard importante corre antes de todo eso: si la fecha del pago cae en un período contable cerrado, la operación se rechaza entera. No queda el pago hecho y el asiento pendiente. O entra completo, o no entra.
Anular sin romper el historial
Un pago se puede anular, con dos condiciones: que esté aprobado y que escribas un motivo.
La anulación no borra el pago. Lo marca como anulado, guarda quién lo anuló, cuándo y por qué, y deshace lo que había hecho:
- Revierte las entradas de la cuenta corriente del proveedor, así que las facturas vuelven a mostrar el saldo que tenían.
- Da vuelta los movimientos de tesorería: lo que había salido como egreso vuelve a entrar como ingreso.
- Revierte el asiento contable, si se había posteado.
El pago sigue apareciendo en el listado, en rojo, con estado Anulado. Es lo que querés cuando alguien pregunta tres meses después por qué esa factura volvió a figurar impaga.
Pagos y gastos, en la misma pantalla
El listado de Compras → Pagos no muestra sólo pagos a proveedores: unifica también los gastos, con un badge que distingue uno de otro. Filtrás por proveedor, por estado, por rango de fechas y por importe.
Tiene sentido porque la pregunta real de un lunes a la mañana no es "cuánto pagué a proveedores" sino "cuánta plata salió". Ahí adentro entra la factura del distribuidor y también el alquiler.
Y sí: un pago puede imputarse a facturas y a gastos diferidos del mismo proveedor en el mismo comprobante. Si el que te presta un servicio también te vende mercadería, no necesitás dos pagos.
Por dónde empezar
Si hoy anotás los pagos a proveedores en un cuaderno o en una planilla, el orden que menos duele es este:
- Cargá las facturas de compra pendientes. Si son muchas, con una foto es mucho más rápido que tipearlas.
- Mirá cuentas corrientes de proveedores y ordená por vencido, no por total.
- Registrá los pagos imputados a factura desde el primer día. Un pago sin imputar es una deuda que vas a tener que reconstruir después.
Lo que ganás no es la carga en sí. Es que dentro de dos meses, cuando el proveedor te reclame una factura que ya pagaste, tengas el número de orden de pago, el cheque con el que la pagaste y la fecha en la que se la entregaste.