Un asiento contable automático es el que el sistema escribe solo, en el mismo momento en que ocurre la operación. Confirmás una factura y el asiento ya está: Deudores por Ventas al debe, Ventas e IVA Débito al haber, por los importes exactos de esa factura. Nadie lo tipea después.
En PymeInteligente son 13 operaciones las que se contabilizan solas. No es que el sistema "exporta a un contable": el asiento nace adentro, en la misma transacción que la venta.
Las 13 operaciones que generan asiento solas
| Operación | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Venta con Factura A o B | Deudores por Ventas | Ventas + IVA Débito Fiscal |
| Venta interna (Factura X) | Deudores por Ventas | Ventas (sin IVA) |
| Factura de compra | Mercaderías + IVA Crédito + Percepciones | Proveedores |
| Cobro a cliente (recibo) | Caja / Banco / Cheques | Deudores por Ventas |
| Pago a proveedor | Proveedores | Banco / Cheques / Efectivo |
| Pago de un gasto | Cuenta de gasto | Medio de pago |
| Pago a empleado | Sueldos y cargas | Medio de pago |
| Comisión de servicio | Comisiones | Medio de pago |
| Pago de impuestos | Cuenta del impuesto | Medio de pago |
| Depósito de cheque de tercero | Banco | Cheques de Terceros |
| Rechazo de cheque | Deudores por Ventas | Banco o Cheques |
| Clearing de cheque propio | Cheques Emitidos | Banco |
| Acreditación de cupón de tarjeta | Banco | Tarjetas a Cobrar |
Un ejemplo concreto. Vendés $10.000 netos con Factura B, IVA 21%:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Deudores por Ventas | $12.100 | |
| IVA Débito Fiscal | $2.100 | |
| Ventas | $10.000 |
Después el cliente te paga esos $12.100 mezclando plata: $5.000 en efectivo, $4.000 por transferencia y un cheque de $3.100. El recibo genera un asiento con una línea de débito por cada medio de pago y una sola de crédito contra la cuenta corriente. Si querés ver cómo queda ese saldo del lado del cliente, está explicado en el detalle de cuentas corrientes.
Dos libros que no se mezclan
Acá está la parte que casi ningún sistema de gestión cuenta, y es la que más le importa al dueño de una pyme argentina: hay dos libros contables independientes.
- Libro fiscal. Las operaciones con comprobante fiscal. Es el que sostiene la posición de IVA y el que mira el estudio contable.
- Libro interno. Contabilidad de gestión. Registra el movimiento real del negocio, incluida la operación que no tiene respaldo fiscal, para que el resultado que ves sea el resultado que pasó.
No son dos vistas del mismo dato: son dos libros con cuentas propias. Deudores por Ventas es 1.01.04.001 en el fiscal y 1.01.04.002 en el interno. Una compra sin comprobante fiscal nunca entra al libro fiscal — está forzada al interno por diseño, no por configuración.
Cada libro se activa por separado, por empresa. Podés tener sólo el fiscal, sólo el interno, o los dos.
Esto no reemplaza nada de lo que hace el contador: lo que se presenta sigue siendo el libro fiscal. Lo que resuelve es la pregunta que el dueño no puede contestar mirando el libro fiscal solo, que es cuánto ganó de verdad el negocio este mes.
El plan de cuentas es tuyo, no del software
Ninguna de las cuentas está clavada en el código. Se configuran en dos niveles distintos.
Por concepto. Qué cuenta usa cada idea contable, por empresa y por libro:
| Concepto | Cuenta fiscal por defecto |
|---|---|
| Deudores por Ventas | 1.01.04.001 |
| Proveedores | 2.01.01.001 |
| Ventas | 4.01.01.001 |
| IVA Débito Fiscal | 2.01.05.001 |
| Mercaderías | 1.01.06.001 |
| IVA Crédito Fiscal | 1.01.07.001 |
| Gastos Bancarios | 5.01.03.001 |
Por medio de pago. Qué cuenta toca cada instrumento: efectivo, transferencia, tarjeta de crédito, débito, cheque de terceros, cheque propio, MercadoPago, retenciones. Y con un nivel más de detalle si hace falta: podés mandar Visa a una cuenta y Mastercard a otra, porque el mapeo acepta un calificador además del tipo.
Si tu contador te pide que las ventas de mostrador vayan a una cuenta distinta que las de Mercado Libre, eso se configura. No se pide como desarrollo.
Qué pasa cuando el asiento falla
Falla más seguido de lo que uno espera: la cuenta no existe todavía, está inactiva, no es imputable, o el período ya se cerró.
La decisión de diseño es explícita y vale la pena entenderla, porque es la diferencia entre un sistema que se puede usar en un mostrador y uno que no: la operación comercial no se bloquea. La venta se confirma, el cliente se va con su factura, y el asiento fallido queda guardado aparte con el mensaje de error, los parámetros completos y el documento de origen. Se corrige la cuenta y se reprocesa después, con calma.
Al revés no: si la venta falla, el asiento se revierte con ella. Van en la misma transacción.
Y contra el reproceso accidental está la idempotencia. Cada asiento lleva un hash calculado sobre los datos normalizados de la operación. El mismo documento posteado dos veces no genera dos asientos.
Lo que sale del otro lado
Una vez que los asientos están, los reportes son consulta, no armado:
- Mayor por cuenta, con el detalle de cada movimiento.
- Sumas y saldos.
- Balance y estado de resultados del libro que elijas.
- Ventas por canal, para ver de dónde viene la facturación.
- Brecha caja contra devengado: cuánto de lo que facturaste todavía no cobraste. Es el número que explica por qué un mes con buenas ventas puede terminar sin plata en la caja, y se cruza directo con el control de gestión del negocio.
Los límites, dichos de frente
Tres cosas que conviene saber antes y no después:
El plan de cuentas hay que armarlo. El sistema trae cuentas por defecto, pero si tu contador tiene un plan propio, alguien lo tiene que cargar y mapear una vez. Es trabajo de arranque, no recurrente, y es donde se juega que los asientos salgan bien desde el día uno.
El módulo se activa por empresa. No viene prendido. El libro fiscal y el interno son dos interruptores separados, y hasta que no los prendés, las ventas y los cobros funcionan igual pero no generan asiento.
El asiento automático no audita. Si cargaste una compra con el proveedor equivocado o el IVA mal discriminado, el sistema va a generar un asiento perfectamente balanceado con el dato equivocado. La contabilidad automática elimina el error de tipeo del asiento; no elimina el error de criterio de la carga. Por eso el mayor y las sumas y saldos siguen siendo para mirarlos.
En resumen
Si hoy cerrás el mes exportando planillas para que el estudio cargue los comprobantes a mano, la contabilidad automática te saca ese paso entero. Las 13 operaciones se contabilizan en el momento, en el libro que corresponde, con las cuentas que definió tu contador, y sin la posibilidad de que un problema contable te frene una venta.
Lo que no te saca es el contador. Te lo pone a trabajar sobre datos que ya están cargados, que es donde el trabajo vale algo.