El Libro Mayor es la ficha de cada cuenta contable. Agarra todos los asientos donde aparece esa cuenta, los pone en orden de fecha y te muestra el Debe, el Haber y el saldo que va quedando después de cada línea. Si querés saber por qué la cuenta Banco quedó en el número en que quedó, el Mayor es el lugar donde se ve.
No es un libro que haya que armar. Es una forma de mirar los asientos que ya existen.
Diario y Mayor son el mismo dato, ordenado distinto
Es la confusión más común y se despeja rápido.
El Libro Diario ordena por fecha: el 3 de septiembre vendiste, el 3 de septiembre cobraste, el 4 pagaste un proveedor. Una operación atrás de la otra, cada una con sus dos o más líneas. Sirve para reconstruir un día.
El Libro Mayor ordena por cuenta: todo lo que pasó en Caja, después todo lo que pasó en Banco, después todo lo que pasó en Proveedores. Sirve para explicar un saldo.
Los asientos son los mismos. Ninguno se arma a partir del otro: son dos lecturas del mismo registro. Si en el sistema cada operación genera su asiento sola, los dos libros están escritos desde el momento en que cargaste la venta.
Cómo se lee una ficha
Una ficha de Mayor tiene siempre la misma estructura:
| Campo | Qué dice |
|---|---|
| Saldo de apertura | Con cuánto arrancaba la cuenta el primer día del período |
| Fecha | Cuándo se imputó el movimiento |
| Nro. de asiento | El asiento del que sale esa línea |
| Descripción | La glosa: a qué operación corresponde |
| Origen | Qué la generó: una venta, un cobro, una compra, un ajuste manual |
| Debe / Haber | La columna en la que impactó |
| Saldo | Cómo quedó la cuenta después de esa línea |
Lo importante está en la última columna. El saldo es acumulado: cada fila te dice cómo quedó la cuenta hasta ahí. Eso es lo que convierte al Mayor en una herramienta de búsqueda y no en una lista. Si sabés que a fin de julio el número estaba bien y a fin de agosto está mal, recorrés la columna de saldo hasta que el número se rompe y encontraste la línea.
Debe y Haber no significan más y menos
El error clásico. El mismo importe en la misma columna sube una cuenta y baja otra, porque cada cuenta tiene su naturaleza:
- Cuentas de saldo deudor (caja, bancos, mercadería, clientes): el saldo es Debe menos Haber. Un ingreso va al Debe.
- Cuentas de saldo acreedor (proveedores, ventas, préstamos): el saldo es Haber menos Debe. Lo que debés va al Haber.
Por eso no hay un signo universal. Cuando ves un saldo negativo en una cuenta de proveedores, casi siempre no es una deuda al revés: es un pago de más o un saldo a cuenta que quedó sin imputar.
Tres libros, no uno
En Argentina casi cualquier comercio termina llevando dos contabilidades: la que declara y la que le dice cómo le fue de verdad. En nuestro sistema eso es un selector arriba de la pantalla, con tres opciones:
- Fiscal: sólo lo respaldado por comprobantes fiscales.
- Interno: los documentos internos, presupuestos y operaciones sin comprobante.
- Consolidado: los dos sumados.
La misma cuenta se consulta en cualquiera de los tres y el saldo cambia, porque cambia el universo de asientos. No son tres cargas: es una sola, leída de tres formas. Está explicado en detalle en vista fiscal y vista de gestión.
El caso que confunde a todos: las cuentas migradas
Este es el motivo más frecuente por el que alguien mira el Mayor y dice "este número está mal".
Cuando una empresa viene de otro sistema, sus saldos históricos entran como asientos de apertura. El Mayor los suma, porque es un libro contable y no corresponde esconder asientos sin que el usuario lo pida. Pero el resultado no es comparable con el saldo operativo de esa caja o esa cuenta bancaria: uno arrastra años de otro sistema, el otro cuenta sólo lo que pasó acá.
La ficha ahora parte el saldo en dos: movimientos del sistema y arrastre previo al sistema, y avisa cuál de los dos usa Tesorería para su saldo operativo. Hay además un interruptor para ver la cuenta sólo con los movimientos nativos. Si la empresa no tiene asientos migrados, el desglose no aparece y la pantalla queda como siempre.
Una diferencia entre el saldo contable y el dinero real puede venir de ahí, o de movimientos todavía no registrados. Lo segundo lo tratamos aparte en saldo contable vs saldo bancario.
Cuándo lo vas a usar
En el día a día, el Mayor se abre por tres motivos:
- Un saldo no cierra. Recorrés la columna de saldo hasta la línea donde se rompe y mirás el asiento.
- El contador pide la ficha de una cuenta. Se exporta con los mismos filtros que tenés en pantalla y se manda, sin darle acceso al sistema.
- Querés saber de dónde salió un número de un reporte. Todo lo que aparece en los reportes comerciales tiene su respaldo en un asiento, y el Mayor es el camino para llegar hasta él.
Nada de esto requiere llevar la contabilidad a mano. Requiere que las operaciones estén cargadas una sola vez, en el lugar donde suceden.