Sacás una foto de la factura del proveedor, la subís y el sistema completa el formulario de carga: tipo de comprobante, punto de venta, número, CAE, fecha, CUIT del proveedor y el detalle línea por línea. Vos revisás y confirmás. La diferencia con tipear es de minutos por factura, y de errores por mes.
Esto no es magia ni reemplaza tu control. Es sacarte de encima la parte mecánica: transcribir treinta números de un papel a una pantalla.
Qué extrae exactamente
No es "el total y el proveedor". La extracción apunta a dejar el comprobante fiscalmente completo, que es lo que después te permite armar el Libro IVA Compras sin retocar nada:
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Tipo de comprobante | A, B, C o M |
| Punto de venta y número | 5 y 8 dígitos, completados con ceros a la izquierda |
| CAE y vencimiento | El código de autorización de AFIP, 14 dígitos |
| Fecha de emisión | La del comprobante, no la del día que lo cargás |
| Proveedor | CUIT con guiones y razón social |
| Moneda y plazo de pago | Pesos o dólares, y los días de plazo si figuran |
| Líneas | Código, descripción, cantidad, precio unitario neto y alícuota |
| Subtotal | Neto gravado |
| IVA | Abierto por alícuota: 0, 10,5%, 21% y 27% |
| Percepción de IVA | Como monto propio, separado del IVA |
| Percepciones de IIBB | Con provincia y monto, una por línea |
Ese último bloque es el que más tiempo ahorra y el que más se equivoca a mano. Las percepciones no son IVA de la compra: son pagos a cuenta tuyos y van en columna aparte. Mezclarlas descuadra el crédito fiscal del mes, y es un error clásico de la carga apurada.
Cómo funciona el paso a paso
- Subís el archivo. Foto del celular en JPEG, PNG o WebP, o el PDF que te mandó el proveedor.
- El sistema encola la lectura. No se te queda la pantalla trabada esperando: la carga se procesa en segundo plano y la pantalla te va mostrando el estado. Podés seguir haciendo otra cosa mientras tanto.
- Se completa el formulario. Cada campo extraído aparece cargado en el formulario de compra normal, el mismo que usarías tipeando.
- Se busca al proveedor por CUIT. El número se normaliza (sin guiones) y se compara contra tus proveedores. Si aparece, queda seleccionado y te avisa con el nombre. Si no, te avisa que ese CUIT no está y lo elegís o lo creás vos.
- Se vinculan los productos por código. Acá hay un detalle importante que explicamos abajo.
- Revisás y confirmás. Es tu paso, no del sistema.
El detalle del código de producto
El código que trae la factura del proveedor casi nunca es tu SKU. Es el código interno de él: en su factura dice F10060 y en tu sistema ese mismo filtro es FIL-0060. Por eso la búsqueda tiene dos pasadas: primero busca el código tal cual contra tu catálogo, y si no lo encuentra y ya identificó al proveedor, busca contra el código que ese proveedor usa para tus artículos.
Cuando termina te dice, sin vueltas, cuántas líneas de cuántas quedaron vinculadas. Las que no matchearon quedan cargadas igual con su descripción y su importe, esperando que les asignes el producto. Nada se pierde y nada se vincula al artículo equivocado por adivinanza.
La primera factura de un proveedor nuevo va a vincular poco. La segunda, mucho más: cada vez que asociás un código de proveedor a un producto tuyo, esa relación queda guardada y la próxima factura la usa. El sistema mejora con el uso, no de entrada.
Qué pasa después de confirmar
La foto ahorra la carga, pero el valor real está en lo que se dispara cuando confirmás el comprobante. Una factura de compra cargada completa:
- Suma el stock de cada línea vinculada, con el costo real de esa compra. Esto es lo que mantiene tu control de stock parecido a la realidad.
- Actualiza el costo del producto, que es la base para saber si el precio de venta te sigue dando margen.
- Genera el saldo en la cuenta corriente del proveedor, con su plazo de pago y su vencimiento.
- Entra al Libro IVA Compras del período, con el IVA ya abierto por alícuota y las percepciones donde corresponde.
Todo eso pasa una sola vez, desde un solo lugar. Es la diferencia entre cargar la compra y anotarla en cuatro planillas distintas.
Los límites, dichos de frente
Tres cosas que conviene saber antes de esperar de más:
Facturas muy largas se cortan. Un comprobante de quince páginas con cincuenta unidades puede exceder lo que la lectura procesa de una pasada. Cuando eso ocurre el sistema lo detecta y te lo dice, con la recomendación concreta de dividir en tandas de diez a quince ítems. Lo peor que puede pasar en un flujo así es un "listo" falso; acá no lo hay.
Las provincias de IIBB a veces no se reconocen. Si el proveedor escribió la provincia de una forma rara, esa percepción no se mapea sola y te avisa cuántas quedaron sin resolver para que las cargues a mano.
La calidad de la foto importa. Un importe tapado por una sombra o una factura fotografiada muy en diagonal producen campos vacíos. Vacíos, no inventados: la instrucción es omitir lo que no se lee con certeza. Es preferible completar un campo a corregir un número que parecía bien.
Quién puede usarlo
La carga de facturas de compra está habilitada para los perfiles administrativos y de mostrador, no para cualquier usuario del sistema. El documento subido queda asociado a tu empresa y sirve además como respaldo digital del comprobante, que es media respuesta a "dónde está la factura de esa compra de marzo".
El mismo mecanismo funciona para gastos —con sugerencia de categoría entre las que ya tenés— y para las facturas de compra de unidades en concesionarias de motos.
En resumen
Si hoy cargás las compras tipeando, el cuello de botella no es tu sistema: es el rato que lleva pasar cada factura a mano, y las ganas que dan de dejarlas para después. Las facturas que se acumulan sin cargar son stock que no figura, crédito fiscal que no se computa y deuda con proveedores que no aparece hasta que llama el proveedor.
Sacar una foto y revisar lo que salió cambia esa ecuación. La factura se carga el día que llega, que es cuando sirve.
¿Querés ver cómo queda todo el circuito de compras en tu negocio? Mirá la cuenta corriente de proveedores y cómo se arma el Libro IVA Compras sin planilla.