Para saber cuánto vende cada canal, cada venta tiene que guardar su origen en el momento en que entra: local, Mercado Libre o tienda online. Si ese dato existe, un solo reporte te da el total por canal. Si no existe, no hay planilla que lo reconstruya bien después. El resto de esta nota explica por qué casi siempre se pierde ese dato y cómo se ve cuando no se pierde.
Por qué las ventas de todos los canales terminan mezcladas
Un comercio que vende en el local, por Mercado Libre y por su tienda online tiene tres lugares donde mirar. Mercado Libre muestra lo suyo. La tienda muestra lo suyo. El sistema del local muestra lo que pasó por la caja. Para tener un número del mes, alguien suma tres pantallas en un Excel.
Cuando las tres cosas entran al mismo sistema, el problema cambia de forma. Ya no hay que sumar, pero aparece otro error, más difícil de ver: una venta online y una venta de mostrador usan el mismo comprobante. Una factura B es una factura B, venga de donde venga.
Si el reporte de ventas del mostrador agrupa por tipo de comprobante, la venta que entró a las tres de la mañana por la tienda online figura como si alguien la hubiera hecho en la caja. La suma total es correcta. Lo que queda mal es la lectura: el local parece vender mucho más de lo que vende.
Nos pasó. Hasta hace poco, nuestro reporte de ventas de mostrador mostraba todas las ventas con origen "Mostrador". Lo corregimos, y de ese arreglo sale esta nota.
Qué dato hace falta: el origen de cada venta
La solución no está en el reporte. Está en la venta.
En PymeInteligente, cada venta guarda su canal. Las que se cargan a mano en el sistema quedan como Mostrador. Las que entran por una integración quedan marcadas por la integración misma, en el momento de importarse:
- las de la integración con Mercado Libre quedan como Mercado Libre;
- los pedidos de WooCommerce quedan como WooCommerce;
- los pedidos de Tiendanube quedan como Tiendanube.
Nadie elige el canal a mano, y por eso nadie se equivoca al elegirlo. El dato lo pone el camino por el que llegó la venta.
Hay un quinto origen, que sólo les sirve a los talleres: Extra de postventa. Son los repuestos y cargos extra que se facturan dentro de una orden de trabajo. No son una venta de mostrador, pero tampoco son mano de obra del service. El reporte los separa para que no se pierdan en ninguno de los dos lados.
Cómo se ve el reporte
El reporte se llama "Ventas mostrador consolidadas" y está en el centro de reportes. Tiene tres números arriba y tres tablas.
Arriba: cantidad de operaciones, total facturado y total cobrado.
Tabla de detalle, una fila por venta:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Vendedor | Quién hizo la venta, o "Sin asignar" |
| Origen | Mostrador, Mercado Libre, WooCommerce, Tiendanube o Extra de postventa |
| Comprobante | Tipo y número, con link al detalle de la venta |
| Fecha | Día de la venta |
| Tipo | Tipo de comprobante |
| Facturado | Total del comprobante |
| Cobrado | Lo que ya tiene cobro registrado |
Tabla por vendedor: operaciones, facturado y cobrado de cada uno, ordenado por facturado.
Tabla por origen: lo mismo, pero agrupado por canal. Es la tabla que contesta la pregunta de esta nota.
Un ejemplo con números inventados, para que se entienda la forma:
| Origen | Operaciones | Facturado |
|---|---|---|
| Mostrador | 212 | $ 9.400.000 |
| Mercado Libre | 148 | $ 6.100.000 |
| WooCommerce | 37 | $ 1.850.000 |
Con el reporte viejo, ese comercio veía un "mostrador" de 17 millones. El local vendía 9,4.
Los acumulados siguen a los filtros
Hay un detalle que parece menor y no lo es. Cuando filtrás la tabla de detalle, las tablas de resumen se recalculan sobre lo que quedó.
Si filtrás un vendedor, la tabla por origen muestra los canales de ese vendedor. Si filtrás el origen Mercado Libre, los tres números de arriba pasan a ser los de Mercado Libre. No hay un resumen que diga una cosa y un detalle que diga otra.
Lo aclaramos porque es el error típico de un reporte hecho a mano: el detalle se filtra y el total de arriba queda fijo. Ahí el reporte se contradice solo, y deja de servir.
También podés pedir el reporte por rango de fechas, por vendedor y por sucursal. Sin fechas, trae los últimos 30 días. El máximo es un año.
Lo que este reporte no dice
Conviene saberlo antes de sacar conclusiones.
No dice cuánto te quedó. "Facturado" es el total del comprobante. En Mercado Libre, lo que se acredita es menos: hay comisión, envío, impuestos y a veces financiación. Si querés ese número, la cuenta está en cuánto cobra Mercado Libre de comisión, y el sistema tiene un reporte aparte de rentabilidad por venta de Mercado Libre, con cada cargo por separado.
No dice el margen. Vender 6 millones por un canal no significa ganar más que con 4 millones por otro. Para comparar canales de verdad hay que restar el costo de la mercadería y los cargos de cada uno. Lo desarrollamos en margen real de una tienda online.
No reemplaza el arqueo. "Cobrado" es lo que tiene cobro registrado contra esa venta. Qué plata entró a qué caja se mira en la caja, no acá.
Para qué sirve separar por canal
Sirve para tres decisiones concretas.
- Dónde poner el stock. Si un producto sale casi todo por Mercado Libre, tenerlo en la sucursal que no despacha es plata quieta.
- Qué pedirle al equipo del local. Si las metas del mostrador se miden con ventas que nadie del mostrador hizo, la meta no mide nada.
- Cuánto vale cada canal. Un canal que factura poco pero cobra al contado puede rendir más que uno grande con comisiones altas. El primer paso para verlo es separar los totales.
Si hoy sumás tres pantallas en una planilla, el reporte comercial que necesitás empieza por este dato: que cada venta sepa de dónde vino.