Para que el cliente firme el remito sin papel, el remito tiene que salir con un código QR. Quien recibe la mercadería lo escanea con la cámara del celular, ve el remito en la pantalla, firma con el dedo y listo: el pedido queda marcado como entregado en el sistema, con la firma, la fecha y la hora. No instala nada y no necesita usuario.
Así funciona en PymeInteligente, paso a paso, y por qué resuelve un problema que el remito en papel no resuelve.
El problema del remito en papel
El remito firmado es la única prueba de que entregaste. Y en papel tiene tres agujeros:
- Se pierde. Viaja en la guantera de la camioneta, se moja, se arruga, y cuando aparece un reclamo tres semanas después nadie sabe en qué carpeta quedó.
- Llega tarde. El repartidor vuelve a la tarde con diez remitos y alguien los tiene que cargar uno por uno. Hasta ese momento, en el sistema el pedido sigue "despachado".
- No dice quién firmó. Un garabato sin aclaración no prueba nada. "Firmó alguien del local" no sirve cuando el dueño dice que nunca recibió nada.
Cómo se firma con el QR
El remito de una venta con envío sale impreso con un QR en la zona de firmas y la leyenda "Escaneá para firmar la recepción". El repartidor entrega la mercadería y le pide a quien recibe que lo escanee.
Lo que ve esa persona en su celular:
- El remito. Nombre y logo de tu empresa, número de remito, cliente, dirección de entrega y la lista de artículos con sus cantidades. Primero revisa que lo que le dejaron coincida con lo que dice.
- Su nombre. Opcional, se puede omitir.
- Su DNI. También opcional. Acepta sólo números, entre 6 y 11 dígitos.
- La firma. Firma con el dedo en la pantalla y confirma.
En ese momento el sistema hace tres cosas de una sola vez:
- guarda la firma con la fecha y la hora;
- marca el pedido como entregado, con la nota "Entregado mediante firma digital de remito";
- si el pedido iba en una hoja de ruta, cierra esa parada del repartidor.
Si cualquiera de las tres falla, no queda nada a medias: o se hacen las tres o ninguna. Esa es la parte que no se ve y la que más importa. Un pedido "firmado" que en el sistema sigue pendiente es peor que no tener firma.
Qué ves vos del lado del negocio
En el tablero de logística, el pedido aparece con una línea del tipo "Firmado · Juan Pérez · 31/10 14:32" y un botón Ver firma que abre la imagen con los datos de quien firmó.
Si volvés a imprimir el remito después de la entrega, ya no sale con el QR: sale con la leyenda "Recibido por", el nombre y la fecha y hora de la firma.
La hora siempre se muestra en hora argentina, aunque el celular de quien firmó tenga otro huso configurado.
Lo que se registra con cada firma
| Dato | ¿Obligatorio? | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Imagen de la firma | Sí | La constancia en sí |
| Fecha y hora | Sí, la pone el sistema | Saber cuándo se entregó de verdad |
| Nombre de quien recibe | No | La "aclaración" del papel |
| DNI de quien recibe | No | Identificar a la persona sin dudas |
| Ubicación aproximada | No, sólo si el celular lo permite | Probar que se firmó en el lugar de entrega |
La ubicación se pide pero nunca frena la firma. Si el celular no da permiso, o tarda más de tres segundos en responder, se firma igual sin ese dato. En la puerta de un local, con el repartidor esperando, nadie va a esperar a que cargue el GPS.
Los controles que evitan problemas
- Una sola firma por remito. Si alguien escanea de nuevo el QR después de firmar, ve "ya firmado", por quién y cuándo. No se puede pisar una firma con otra.
- No se firma una venta anulada. Si la venta se anuló o se canceló, el QR deja de servir para firmar.
- El link no se adivina. Cada QR lleva un código largo y aleatorio, distinto para cada remito. No se puede llegar al remito de otro cliente cambiando un número.
- La firma queda privada. La imagen se guarda en un área privada, sin dirección pública. Sólo se ve desde dentro del sistema, con usuario.
Cuándo conviene más
Rinde en cualquier negocio que entrega con reparto propio:
- Distribuidoras y mayoristas con varias paradas por día. Cada firma cierra su parada en la hoja de ruta sin que el repartidor toque nada. Mirá cómo lo resolvemos en el sistema para distribuidoras mayoristas.
- Corralones y materiales, donde la mercadería se descarga en obra y quien recibe muchas veces no es el que compró. Ahí el nombre y el DNI valen oro. Ver sistema para corralones.
- Comercios que venden por mostrador y envían: el cliente compra, pide que se lo lleven, y la venta pasa a envío a domicilio aunque ya esté facturada.
Firma electrónica, no firma digital
Vale la aclaración, porque se confunden. La firma digital con certificado es un trámite aparte y no es lo que hace este remito. Esto es una firma electrónica de conformidad: cumple el mismo papel que la firma en el remito de papel, como constancia de que la mercadería se recibió. Si tu operación necesita un respaldo legal específico, eso lo define tu abogado.
Lo que sí cambia frente al papel: la firma no se pierde, llega al sistema en el momento y dice quién firmó. Si querés dejar de perseguir remitos en papel, el control de entregas completo arranca en el pedido y termina acá.