La condición de venta de una factura es contado si el cliente te paga en el momento de facturar, y cuenta corriente si la factura queda pendiente y te la paga después. No importa el medio: una transferencia hoy es contado; un cheque a 30 días es cuenta corriente.
El error más común no es elegir mal entre las dos. Es usar ese campo para algo que no le corresponde: el "cheque a 30 días", el "pagan contra entrega", el "Mercado Pago en 3 cuotas". Eso es otro dato, y conviene que viaje en otro lado.
Qué dice la condición de venta y qué no
La condición de venta va en la zona de datos del cliente, al lado de su condición frente al IVA. Responde una sola pregunta: ¿esta factura se cobró o quedó debiendo?
| Situación | Condición de venta |
|---|---|
| Cobraste en efectivo al entregar en el mostrador | Contado |
| Te pagaron por transferencia o Mercado Pago al facturar | Contado |
| El cliente paga con tarjeta en el momento | Contado (o tarjeta, si querés distinguirlo) |
| La factura queda pendiente y se cobra más adelante | Cuenta corriente |
| Te van a dar un cheque o un e-cheq a 30 días | Cuenta corriente |
| Mandás la mercadería y se cobra contra entrega | Cuenta corriente |
Lo que la condición de venta no dice es cómo ni cuándo te van a pagar lo que quedó pendiente. Y eso, para un comercio que vende a otros comercios, es justamente lo que importa.
Cómo la completa el sistema
En PymeInteligente no la elegís a mano en cada venta. Sale de cómo cargaste el cobro:
- Si la venta se cobra al confirmarla, queda Contado.
- Si la cargaste a plazo, o sin ningún cobro, queda Cuenta corriente y el saldo pasa a la cuenta corriente del cliente.
Así el comprobante no puede decir "contado" mientras el cliente figura debiendo, que es la contradicción que aparece cuando el campo se completa a ojo. Si además la venta tiene fecha de vencimiento, la factura la imprime como Vencimiento debajo de los datos del cliente.
Dónde va el "cheque a 30 días": la forma de cobro acordada
Para el acuerdo concreto, cada venta tiene una forma de cobro acordada. Se arma con dos partes:
- El medio, de una lista cerrada: efectivo, transferencia, cheque, e-cheq, Mercado Pago, tarjeta u otro.
- El detalle, en texto libre de hasta 200 caracteres: "a 30 días", "3 cuotas", "a nombre de la SRL".
En pantalla y en papel se lee así: Cheque — a 30 días.
Si un cliente siempre paga igual, lo cargás una vez en su ficha como forma de cobro por defecto, y cada venta nueva para ese cliente arranca con ese valor. Lo podés cambiar en una venta puntual sin tocar la ficha.
Dónde aparece
- Al pie de la factura, como "Forma de cobro". El sistema la congela al confirmar o emitir el comprobante: si después cambiás el acuerdo en la venta, la factura ya entregada no cambia.
- En el remito, en Observaciones: "Cobrar: $ 85.000,00 · Cheque — a 30 días". El monto es el saldo pendiente de la venta, así que si ya está paga, la línea no sale.
- En la hoja de ruta, parada por parada, con el monto a cobrar y la forma de cobro, más el total a cobrar de todo el recorrido.
Ese último punto es el que cambia el día a día de un comercio con reparto propio. El repartidor sale sabiendo en qué parada tiene que volver con un cheque y en cuál con efectivo, sin llamar a la oficina. Lo contamos en detalle en el post de control de entregas y transportistas.
Lo que la forma de cobro no hace (a propósito)
La forma de cobro acordada es información para quien cobra. No es un movimiento:
- No cambia la condición de venta. Una venta con "Cheque — a 30 días" sigue diciendo "Cuenta corriente" en la factura, que es lo correcto.
- No mueve la cuenta corriente. El saldo del cliente baja cuando cargás el recibo con el cobro real.
- No genera asientos. La contabilidad se entera del cobro por el recibo, no por el acuerdo.
Lo mismo pasa con el repartidor. Cuando marca una parada como entregada, puede declarar cuánto cobró y con qué medio. Si declara un monto, tiene que decir el medio. Pero esa declaración también es informativa: no genera un recibo. El recibo lo carga la administración cuando la plata o el cheque llegan de verdad.
¿Por qué no automatizarlo? Porque "el repartidor dice que cobró" y "la plata está en la caja" son dos cosas distintas, y mezclarlas es la forma más rápida de que el saldo de un cliente deje de cerrar. Primero se declara, después se rinde, después se registra.
Notas internas: lo que no tiene que salir en la factura
Al lado de la forma de cobro, cada venta tiene una bitácora de notas internas: "el cliente pidió que no se entregue antes de las 10", "avisar a Juan antes de despachar". Cada nota queda con autor y fecha, se pueden sumar después de facturar, y no se borran ni se editan: se agrega una nueva.
Las notas no salen en la factura. La forma de cobro sí. Esa es la línea: lo que el cliente tiene que leer va en el comprobante; lo que sólo le sirve a tu equipo, en la bitácora.
Resumen
- Condición de venta: contado o cuenta corriente. Responde si la factura se cobró o quedó pendiente.
- Vencimiento: cuándo vence lo pendiente, si lo cargaste.
- Forma de cobro acordada: cómo te van a pagar. Sale en la factura, el remito y la hoja de ruta, pero no mueve saldos.
- Recibo: lo único que registra el cobro real.
Si facturás desde el mostrador y vendés en cuenta corriente, lo podés ver funcionando en facturación con ARCA o escribirnos para una demo.