Una transferencia entre sucursales no es un movimiento: son dos, separados en el tiempo. El stock sale del local de origen cuando se despacha, y entra al destino cuando alguien confirma que llegó. Entre esas dos cosas puede pasar un día o una semana, y en ese rato la mercadería no está en ningún lado: está en tránsito.
Ese hueco es el que rompe el inventario de casi todos los comercios con más de un local. Si el sistema descuenta y suma al mismo tiempo, la mercadería aparece en el destino antes de llegar. Si no descuenta nada hasta que llega, el local de origen vende algo que ya salió en la camioneta.
Acá va cómo funciona el circuito completo, y en qué momento exacto se mueve cada cosa.
Las dos formas de arrancar un envío
La sucursal que necesita pide
Es el circuito clásico. El local que necesita mercadería arma una solicitud con los productos y las cantidades que precisa, y la manda al local que las tiene. Ese local revisa y responde.
La respuesta no es sí o no. Es renglón por renglón: se puede aprobar todo, aprobar una parte, o rechazar una línea puntual dejando el motivo. Si pediste 20 filtros y hay 12, se aprueban 12 y el envío sigue con esas 12. Lo que quedó afuera queda anotado, no desaparece.
Cualquiera de las dos arma el envío directo
En la práctica, la mitad de los movimientos entre locales no empiezan con un pedido: empiezan con alguien que decide mandar mercadería. Para eso está el envío directo.
Si lo arma el local que envía, elige destino, productos, cantidades y transporte, y queda listo para despachar. No hace falta que nadie apruebe nada: el que despacha es el dueño del stock que sale.
Si lo arma el local que recibe —porque ya sabe lo que le van a mandar y quiere adelantar la carga—, el envío queda esperando que el origen confirme las cantidades. Ninguna sucursal puede descontar stock de otra por su cuenta. Esa asimetría es a propósito: el que tiene la mercadería es el único que puede decir cuánta sale.
Armar el envío no mueve stock
Vale la pena decirlo solo: crear un envío, importarlo desde un Excel o confirmarlo no mueve una sola unidad.
Hasta el despacho, toda esa mercadería sigue contando como stock disponible del local de origen. Podés armar el envío el lunes, corregirlo el martes y despacharlo el jueves sin que el inventario se entere. Es la diferencia entre un borrador y un hecho.
Cuando el envío tiene muchos renglones, se carga con un Excel: bajás el modelo, lo completás con código y cantidad, lo subís y el sistema te muestra todas las filas antes de confirmar, con los errores y las advertencias marcados fila por fila. Recién ahí se crea el envío, de una sola vez. Un dato chico pero importante: el código va como texto, así que los ceros de adelante no se pierden.
El remito y el transportista
Antes de despachar hay que preparar el remito y elegir el transportista. Los dos son obligatorios: si falta cualquiera de los dos, el sistema rechaza el despacho con un error explícito. Tampoco deja usar un transportista dado de baja.
No es burocracia. Mercadería que salió sin remito y sin transportista asignado es mercadería que, cuando no llega, nadie puede reconstruir: no hay a quién preguntarle ni qué mostrar.
El remito guarda una foto del momento: las cantidades despachadas y los datos del transportista quedan congelados ahí, aunque después alguien edite la ficha del transportista.
El despacho: acá sí se mueve
Al despachar pasan tres cosas, en este orden:
- El sistema revalida el stock, producto por producto. Si entre que se armó el envío y el momento de despachar alguien vendió esa mercadería, el despacho se frena con el código del producto que falta. No hay medias tintas: no sale un envío incompleto por accidente.
- Se genera el movimiento de salida en la sucursal de origen, con la cantidad despachada y el costo de cada renglón.
- El envío pasa a en tránsito.
A partir de ahí, la mercadería ya no figura en el origen. Y todavía no figura en el destino.
La recepción: cuando llega distinto de lo que salió
Acá es donde la mayoría de los sistemas mienten. Dan por recibido lo que dice el remito y listo.
En la realidad llegan 9 de 10. O llega una caja rota. O el transportista dejó un bulto en otro local. Por eso el que recibe carga las cantidades reales, no las del remito.
Con eso el sistema hace dos cosas: da de alta en el destino sólo lo que llegó, y marca la transferencia como una transferencia con diferencias, guardando el detalle renglón por renglón. Esa diferencia queda escrita, con fecha y con nombre, para reclamarle a quien corresponda.
Lo que no hace es inventar. Si salieron 10 y llegaron 9, el sistema no da de alta 10 para que "cierre". Esa unidad falta de verdad, y el inventario tiene que decirlo.
Qué NO se mueve entre sucursales
Esta es la parte que más confunde cuando un comercio abre el segundo local.
Una transferencia mueve mercadería. No mueve plata. La caja, los cierres, los recibos, las cuentas corrientes y los comprobantes fiscales siguen perteneciendo a la sucursal que hizo cada operación, y se miran por separado.
Lo que sí es común a toda la empresa es el cliente: la ficha de un cliente es una sola y todos los locales activos la ven, la buscan y la usan. Un cliente que compró en un local no hay que darlo de alta de nuevo en el otro.
La regla corta: los datos maestros son de la empresa, las operaciones son del local que las hizo. Podés ver el detalle de cómo se aplica eso a stock, caja y facturación en el sistema para comercios con varias sucursales.
Los estados, en una tabla
| Estado | Qué significa | ¿Se movió stock? |
|---|---|---|
| Pendiente | Hay una solicitud esperando respuesta | No |
| Aprobado | Se confirmaron las cantidades a enviar | No |
| En tránsito | Se despachó, la mercadería salió | Salió del origen |
| Entregado | El transportista la dejó | Salió del origen |
| Recibido | El destino confirmó las cantidades reales | Entró al destino |
| Rechazado | El origen no aprobó la solicitud | No |
| Cancelado | Se dio de baja antes de despachar | No |
Un envío sólo se puede cancelar antes del despacho. Después hay mercadería moviéndose de verdad, y lo que corresponde no es cancelar: es recibir lo que haya llegado y dejar la diferencia anotada.
Por dónde empezar
Si hoy pasás mercadería entre locales con un WhatsApp y una foto del remito, el primer paso no es cargar todo el histórico. Es empezar a registrar los envíos nuevos y forzar dos costumbres: que nadie despache sin remito, y que el que recibe cargue lo que realmente llegó, aunque no coincida.
Con esas dos, en un mes tenés el dato que hoy no tenés: cuánta mercadería sale, cuánta llega y cuánta se pierde en el camino. Y el control de stock por local deja de ser una estimación.
Si además el stock de tus locales te viene descuadrando por otras razones, en por qué el stock siempre está mal están las cuatro causas más comunes y cómo corregir cada una.