Para devolverle plata a un cliente que tiene saldo a favor, entrás a su cuenta corriente y tocás Devolver saldo a favor. Elegís cuánto devolvés, con qué se lo entregás (efectivo, transferencia o cheques de tu cartera) y por qué motivo. Al confirmar, el sistema baja el saldo del cliente, saca la plata de donde corresponda y emite un comprobante numerado para que firme.
Si todavía no tenés claro qué es un saldo a favor y cómo se aplica a una factura, está explicado en este otro artículo. Acá tratamos sólo el caso de devolver la plata.
Cuándo corresponde devolver
Un saldo a favor puede tener tres destinos, y conviene elegir a propósito:
- Dejarlo a cuenta. El cliente lo va a usar en su próxima compra. No hacés nada.
- Imputarlo a una factura. Tiene deuda pendiente y la cancelás con ese crédito.
- Devolverlo. El cliente quiere su plata, o el crédito nació de un error de cobro o de una operación que se canceló.
El sistema te pide un motivo para cada devolución: Pedido del cliente, Error de cobro, Cancelación de operación u Otros. Si elegís Otros, tenés que escribir el detalle. Ese dato queda en el comprobante.
Lo que no conviene hacer
Cuando alguien tiene apuro, aparecen dos atajos. Los dos terminan mal:
- Anular el recibo original. Parece prolijo, pero el recibo estaba bien: lo que cambió es que el cliente pide la plata. Anularlo es deshacer un cobro que estaba bien, y además el sistema no te deja si el saldo ya se devolvió.
- Sacar plata de la caja con un egreso suelto. La caja cierra, pero la cuenta corriente sigue diciendo que el cliente tiene saldo a favor. Mañana se lo ofrecés de nuevo.
Con la devolución, las dos cosas se registran juntas. Y si intentás anular un recibo cuyo saldo ya fue devuelto, el sistema te frena y te dice que anules primero la devolución.
Paso a paso
- Abrí la cuenta corriente del cliente y tocá Devolver saldo a favor. El botón lo ven sólo los usuarios con permiso para devolver, que es distinto del permiso para cobrar.
- En Saldos a favor aparecen sus créditos, del más viejo al más nuevo, con la columna Disponible y la columna A devolver. Por defecto viene todo cargado. Podés bajar el importe de cada uno, o usar Devolver todo.
- En Medios de entrega sumás Efectivo, Transferencia o Cheque de tercero. Para la transferencia elegís la cuenta bancaria. Para el cheque, el sistema abre tu cartera ("Cheques en cartera") y buscás por número, banco o librador.
- Elegí el Motivo y, si querés, dejá notas.
- Mirá el pie de la pantalla: A devolver, Medios cargados y Diferencia. La diferencia tiene que dar cero. Si no, no podés confirmar.
- Tocá Confirmar devolución.
Un ejemplo, con números inventados: el cliente tiene $120.000 a favor y le devolvés $80.000. Le das $30.000 en efectivo y un cheque de tercero de $50.000 de tu cartera. A devolver: $80.000. Medios cargados: $80.000. Diferencia: cero. Los $40.000 restantes siguen a favor del cliente.
Dos detalles prácticos. Un cheque se entrega por su importe completo, no en partes. Y si la devolución es en efectivo, necesitás tener una caja abierta: sin caja, el sistema no te deja entregar efectivo.
Qué queda registrado
Todo se graba en un solo paso. Si algo falla, no se graba nada, así que no queda plata entregada sin registro ni registro sin plata.
| Dónde | Qué pasa |
|---|---|
| Cuenta corriente | Baja el saldo a favor del cliente por lo devuelto |
| Caja | Sale el efectivo, si hubo |
| Tesorería | Sale la transferencia, si hubo |
| Cartera de cheques | Los cheques entregados dejan de estar en cartera y quedan a nombre del cliente |
| Contabilidad | Un asiento: Debe Deudores, Haber cada medio de entrega |
| Comprobante | Un número propio, de la serie DSF, de la sucursal que devuelve |
El recibo que originó el saldo no cambia. Podés profundizar en cómo se arman los asientos en este artículo sobre asientos contables automáticos, y en cómo se controla la caja del día en control de caja.
El comprobante para firmar
Al confirmar, el sistema te lleva a la pantalla de la devolución, con los saldos consumidos, los medios entregados y el motivo. Desde Imprimir comprobante sacás el PDF, que tiene espacio para la firma, la aclaración y el DNI de quien recibe. Guardalo firmado: es tu respaldo de que la plata se entregó.
Si te equivocaste: anular la devolución
Desde la misma pantalla, con Anular, se deshace todo en espejo. Te pide el motivo y te avisa qué va a pasar:
- El saldo a favor vuelve a la cuenta corriente del cliente.
- El efectivo vuelve a la caja.
- La transferencia se revierte en tesorería.
- Los cheques vuelven a la cartera.
La anulación no se puede deshacer, y hay casos que la bloquean, por ejemplo un cheque que ya cambió de estado. Si te pasa, consultalo con quien lleva tu contabilidad antes de forzar nada.
Para anular se necesita un permiso aparte del que sirve para devolver. Por defecto lo tienen el administrador y el administrativo, y el cajero sólo si se lo habilitás.
Lo que todavía no se puede
Esta primera versión tiene límites, y conviene saberlos antes de prometerle algo a un cliente:
- Sólo pesos. Un saldo con origen en dólares aparece marcado como "Origen en dólares" y no se puede devolver.
- Sólo en la sucursal donde nació el saldo. Si el cliente dejó crédito en otro local, figura como "De otra sucursal". Cómo se reparte la cuenta entre locales lo explicamos en cuenta corriente con varias sucursales.
- Sin saldos atados a una preventa o seña. Aparecen como "Atado a una preventa".
- Sin cheque propio. Se entrega con efectivo, transferencia o cheques de terceros de tu cartera.
Y una aclaración de fondo: si lo que el cliente tiene a favor viene de una devolución de mercadería, el camino puede ser una nota de crédito antes que la devolución de plata. Esa decisión es de tu negocio, no del sistema.
Si ya llevás las cobranzas en una cuenta corriente de clientes con saldos y recibos ordenados, devolver deja de ser una operación de riesgo y pasa a ser un trámite de dos minutos.