Para saber qué venta pagó cada cobro de Mercado Pago, el cobro tiene que entrar al sistema buscándolo en Mercado Pago, no tipeándolo. Abrís el recibo, buscás el pago por nombre, monto o número de operación, y lo vinculás. El importe, la comisión, las retenciones y la fecha en que se libera la plata vienen de Mercado Pago. Nadie los escribe a mano, así que no hay forma de que no coincidan.
El problema que resuelve es conocido por cualquiera que cobre con QR o transferencia: a fin de día tenés veinte movimientos en la app y veinte ventas en el sistema, y ninguna línea dice cuál es cuál.
Por qué los cobros de Mercado Pago no cierran solos
Hay tres motivos, y se suman.
El monto no es el mismo. La venta es de $50.000. Mercado Pago te acredita $47.000 y algo, porque descontó comisión, a veces costo de cuotas y a veces retenciones de impuestos. Si buscás en la app el mismo número que en la factura, no lo encontrás.
La fecha no es la misma. El cobro se aprueba hoy, pero la plata se libera días después según el medio y el plazo que tengas configurado. En la app ves dos momentos. En la venta, uno.
El nombre no siempre está. En las transferencias bancarias que entran a tu CVU, Mercado Pago informa a tu propia cuenta como pagadora, aunque la haya mandado un cliente. Es un dato engañoso: parece plata que te pasaste vos.
Ese tercer punto nos pasó a nosotros. El sistema filtraba los "fondeos propios", las transferencias de tu banco a tu propia billetera, para no mezclarlos con cobros. Y como Mercado Pago marcaba así también las transferencias de clientes, esos cobros quedaban escondidos: el cliente había pagado y el pago no aparecía en ningún lado. Lo corregimos mostrando esos cobros igual, sin inventar un pagador que no es real.
Cómo funciona el vínculo, paso a paso
- Registrás el cobro desde la venta o desde el recibo de cuenta corriente. En vez de cargar un monto, tocás "Buscar en Mercado Pago".
- Filtrás. Por fecha (hoy, 48 horas, 7 días), por medio (transferencias, QR, débito, online) y por estado: libres, vinculados o todos. "Libres" es el filtro del día a día: te muestra sólo lo que todavía no está asignado a nada.
- Buscás por nombre del pagador, por monto o por número de operación.
- Elegís el pago. Queda vinculado a ese comprobante.
Antes de aceptar el vínculo, el sistema consulta el pago en Mercado Pago en ese momento y verifica cuatro cosas:
| Control | Qué evita |
|---|---|
| El pago está aprobado | Dar por cobrado algo pendiente o rechazado |
| El pago es de la cuenta de Mercado Pago de tu empresa | Cargar un comprobante ajeno |
| El pago no está vinculado a otro comprobante | Cobrar dos ventas con una sola transferencia |
| La moneda coincide con la del cobro | Mezclar un pago en pesos con una deuda en dólares |
Lo más importante no está en la tabla: el monto y el tipo de pago que se guardan son los que informa Mercado Pago, no los que mandó la pantalla. Si alguien toca el formulario, igual se registra lo que realmente cobraste.
Qué pasa con la comisión
El recibo se hace por el bruto. El cliente pagó $50.000 y su deuda baja $50.000. La comisión es un costo tuyo, no un descuento para el cliente. Si hacés el recibo por el neto, le dejás una deuda fantasma que después nadie sabe explicar.
Al vincular, el sistema guarda además, sacado de Mercado Pago:
- la comisión de Mercado Pago,
- el costo de financiación si fue en cuotas,
- las retenciones de impuestos,
- el neto que vas a recibir,
- y la fecha en que se libera.
Ese cobro queda como un cupón pendiente de acreditar, igual que un cupón de tarjeta. Todos los días, un proceso automático mira los cupones vinculados cuya plata ya se liberó, los agrupa por medio de cobro y fecha, y registra la acreditación: entra el neto, la comisión va a gastos y, cuando Mercado Pago informa las retenciones desglosadas, cada una va a su cuenta de impuestos. Es la misma lógica que explicamos en por qué el saldo contable y el bancario no coinciden: el bruto y el neto son dos momentos del mismo cobro, no un error.
Los cobros que no cierran
Algunos no se acreditan solos, a propósito:
- Reintegros o contracargos. Si el cliente pidió la devolución después de que vinculaste el pago, el estado cambió en Mercado Pago.
- Montos que no coinciden. Si lo registrado en el recibo no es lo que dice Mercado Pago.
- Neto que no coincide. Si el bruto menos comisión, financiación y retenciones no da el neto que informa Mercado Pago.
Esos van a una lista de revisión, cada uno con el link al recibo o a la venta. La idea es que la excepción llegue a una persona con todo el contexto, en vez de acreditarse mal en silencio. Es el mismo principio de la conciliación bancaria: el trabajo manual tiene que quedar sólo para lo que de verdad necesita criterio.
También para lo que pagás
El vínculo funciona en los dos sentidos. Si pagás a un proveedor, un gasto, un sueldo o un impuesto desde Mercado Pago, podés buscar ese pago saliente y vincularlo al comprobante que corresponde. Así la billetera deja de ser una caja aparte que se concilia a fin de mes y pasa a ser una cuenta más del sistema.
Si hoy lo llevás en una planilla
La planilla no falla por falta de prolijidad. Falla porque obliga a tipear dos veces el mismo dato, en la venta y en el cruce, y cada vez que alguien tipea hay una chance de error. Con veinte cobros por día son cuatrocientos por mes.
Si cobrás en el mostrador con QR o transferencia, mirá cómo lo resolvemos en el punto de venta con AFIP y Mercado Pago, y cómo se ve el cierre del día en control de caja.