Para saber qué motos están paradas en tu taller y por qué, cada orden de trabajo trabada se marca como parada con su motivo: falta un repuesto, se espera la autorización de garantía de la marca o el cliente todavía no aprobó el presupuesto. Desde ese momento la moto aparece en un listado propio, con los días que lleva quieta, y deja de mezclarse con el resto del trabajo.
Parece poco, pero cambia la pregunta que más se repite en el mostrador. "¿Cuándo está la mía?" deja de contestarse revisando el fondo del taller y preguntándole a cada mecánico.
Una moto atrasada no es lo mismo que una moto trabada
En cualquier taller hay dos tipos de demora, y casi siempre se registran igual:
- La moto atrasada. Hay trabajo de sobra y no se llegó. Depende del taller: más horas, otro mecánico, reordenar la cola.
- La moto trabada. No se puede avanzar aunque haya un mecánico libre. Depende de alguien de afuera: el proveedor del repuesto, la marca, el cliente.
Si las dos quedan como "en proceso", el dueño no puede saber dónde está el problema. Ve diez órdenes abiertas y no sabe que cuatro esperan un repuesto que nadie pidió todavía. Por eso la parada es un estado aparte, que se marca y se levanta, y no un comentario perdido en las notas de la orden.
Qué se carga al marcar una parada
Al marcar una orden como parada elegís uno de cuatro motivos:
| Motivo | Qué se anota además |
|---|---|
| Falta de repuestos | Qué repuestos faltan |
| Autorización de garantía de la marca | El número de reclamo a la marca |
| Aprobación del cliente | Notas, si hacen falta |
| Otro | El detalle es obligatorio |
El "otro" exige escribir el motivo a propósito. Si se pudiera dejar vacío, en un mes el listado estaría lleno de paradas sin explicación y no serviría para nada.
Hay dos reglas más. Una orden no puede tener dos paradas activas al mismo tiempo, y no se puede marcar como parada una orden ya entregada o cancelada. Cuando el motivo se resuelve, la reanudás, con una nota opcional, y la parada queda en el historial con su fecha de inicio y de fin.
Marcar y reanudar paradas es un permiso propio. Podés dárselo al jefe de taller y no a cada mecánico. Si querés ordenar quién hace qué, mirá cómo funciona la orden de trabajo de taller completa.
El listado de motos paradas
Las motos paradas tienen su propia pantalla, con dos pestañas: las activas y las históricas. Cada fila muestra la orden, el cliente, la unidad, la sucursal, el motivo, la fecha en que se paró y cuántos días lleva parada, contados como días de calendario en hora argentina.
Se puede filtrar por sucursal, por marca y por modelo, y exportar a Excel. El filtro por marca es el que más rinde cuando el motivo es la garantía: juntás todas las motos de una misma marca que esperan autorización y hacés un solo llamado con la lista de números de reclamo. Si la marca te devuelve el repuesto o el costo, el circuito sigue en el reclamo de garantía a proveedor.
La moto parada también se ve en el listado de órdenes y en el PDF de la orden, con su marca de "parada". Así nadie la promete de nuevo sin saber que está trabada.
La fecha prometida deja rastro
El otro lado del "¿cuándo está la mía?" es la fecha que se le dio al cliente. Cada orden puede tener una fecha prometida de entrega, y el sistema calcula su estado: en término, vencida, entregada a tiempo o entregada tarde.
Cuando alguien cambia esa fecha, el cambio queda registrado solo: la fecha anterior, la nueva, quién la cambió y cuándo. Además se suma una nota automática a la historia de la orden. No hace falta que nadie se acuerde de escribirlo.
En el listado de órdenes podés filtrar las que tienen la promesa vencida. Es la lista de llamadas que conviene hacer antes de que llame el cliente.
También se puede marcar que el cliente está esperando en el local. Esa orden aparece señalada, para que no quede atrás de una que puede esperar hasta mañana.
Cuánto tiempo lleva de verdad cada trabajo
La orden tiene una pestaña de tiempos. Cada mecánico inicia y termina sus tramos de trabajo, o los carga después a mano. Un mismo mecánico no puede tener dos tramos abiertos a la vez, y un tramo no puede terminar antes de empezar. La orden suma todos los tramos y muestra el total de horas.
Con eso deja de existir el "calculo que le llevó una mañana". Sabés cuántas horas reales llevó cada service, y podés compararlo con lo que cobraste.
El panel para el dueño del taller
Todo lo anterior termina en un panel de auditoría. Elegís un rango de fechas y, si querés, una sucursal o un mecánico, y ves arriba cinco números:
- Órdenes del período.
- Entregadas en término: el porcentaje sobre las entregadas que tenían fecha prometida.
- Tiempo promedio de trabajo: la suma de tramos por orden.
- Órdenes con cliente en espera.
- Espera promedio: de la recepción al retiro, para los clientes que esperaron.
Si en el período no hubo entregas con promesa, el panel muestra un guion y no un cero. Parece un detalle, pero un "0% en término" sin entregas asusta por nada.
Abajo está la tabla con cada orden y sus hitos, y se exporta a Excel con las mismas columnas. Es la planilla que muchos talleres arman a mano a fin de mes, pero sale sola de lo que ya cargaron.
Por dónde empezar
No hace falta usar todo el primer día. El orden que más rinde:
- Marcar como paradas las motos que hoy esperan algo de afuera, con su motivo.
- Cargar la fecha prometida en cada orden nueva.
- Mirar el listado de paradas una vez por día, filtrado por motivo.
Con eso ya sabés qué destrabar. Las horas por mecánico y el panel vienen después, cuando haya datos de un par de semanas.
Si tenés un taller de motos y querés ver cómo queda armado con tus marcas y tus sucursales, mirá el sistema para talleres de motos. Y para que el cliente vuelva cuando le toca el próximo service, sumá el recordatorio de service por WhatsApp.