Un service bonificado se registra como cualquier otro trabajo del taller: con su orden de trabajo, sus repuestos y su técnico. Lo único que cambia es el final. Al cliente le sale $0, y al taller le queda anotado cuánto costó. Si no lo registrás, o lo registrás "de palabra", pasan dos cosas: el stock de repuestos no cierra y a fin de mes nadie sabe cuánta plata se fue en services regalados.
Eso último es lo importante. Bonificar un service es una decisión comercial válida. No saber cuánto te costó, no.
Cuándo se bonifica un service
Los casos de todos los días en un taller o una concesionaria:
- El primer service de una unidad 0 km. Es lo más común en motos: la venta incluye el primer service sin cargo.
- Un trabajo en garantía. El repuesto falló o la reparación anterior no quedó bien, y no corresponde cobrarle al cliente.
- Una atención comercial. Un cliente de años, una flota, una compensación por una demora.
- Una campaña. "Service gratis con la compra de tal producto."
En los cuatro casos el taller trabaja y gasta: horas de un técnico, aceite, filtros, juntas. Que el cliente no pague no quiere decir que no haya costado.
El error habitual: no hacer la orden
Como no se cobra, mucha gente se saltea el papel. El vehículo entra, se le hace el service y se va. Queda un mensaje de WhatsApp, con suerte.
El problema aparece después:
- El stock no cierra. Se usaron dos litros de aceite y un filtro que nadie descontó. En el próximo conteo "faltan" repuestos y no se sabe por qué.
- El vehículo pierde historial. La próxima vez que entre, no figura que ya tuvo ese service ni con cuántos kilómetros.
- No hay número. Si el dueño pregunta cuánto se regaló en services en el trimestre, la respuesta honesta es "no sé".
- No hay con qué reclamar. Si el service bonificado era por una garantía de fábrica, sin registro no hay nada que presentarle a la marca o al proveedor.
La solución no es dejar de bonificar. Es bonificar dentro de la orden de trabajo, no por afuera.
Cómo se carga en la orden de trabajo
En nuestro sistema el service bonificado empieza igual que uno pago. Se abre la orden, se cargan los repuestos y se asigna el técnico. La diferencia aparece al momento de facturar la orden.
Ahí hay una casilla: "Bonificar service (sin cargo al cliente)". Al marcarla:
- El service y los repuestos incluidos pasan a $0 en el comprobante.
- El costo de esos repuestos se registra igual. Se anota el costo, no el ingreso.
- Si el total queda en $0, el comprobante es interno y se confirma solo. No va a ARCA, porque no hay nada que facturar.
- En la cuenta corriente del cliente no se genera deuda.
El cliente se lleva un comprobante donde ve todo lo que se le hizo, con cada línea en cero. No es un detalle menor: el que recibe un service gratis y ve el detalle, entiende qué le regalaron.
Bonificación total o parcial
No siempre se regala todo. El caso real: el primer service está bonificado, pero el cliente aprovecha y pide cambiar las pastillas de freno. Eso no entra en la bonificación.
Para eso hay una segunda casilla, que aparece solo si la orden tiene extras: "Cobrar igual los extras facturables".
| Bonificación total | Bonificación parcial | |
|---|---|---|
| Service y repuestos incluidos | $0 | $0 |
| Repuestos extra y líneas adicionales | $0 | Se cobran |
| Total del comprobante | $0 | Lo que sumen los extras |
| Tipo de comprobante | Siempre interno | Interno o fiscal, a elección |
| Deuda en cuenta corriente | Ninguna | Solo los extras |
Un ejemplo con números inventados. Service de $60.000 y un juego de pastillas extra de $25.000:
- Total: el cliente paga $0. El monto bonificado es $85.000.
- Parcial: el cliente paga $25.000 por las pastillas. El monto bonificado es $60.000.
La diferencia importa cuando sumás el mes. Si mezclás las dos cosas, el número de "cuánto regalé" sale inflado o sale corto.
Dónde se ve cuánto regalaste
Registrar cada bonificación sirve si después se puede sumar. Dentro de Taller hay una pantalla, Bonificados, que lista todas las órdenes bonificadas ya facturadas. Tiene:
- Rango de fechas, para ver el mes o el trimestre.
- Sucursal, si tenés más de un local.
- Tipo de bonificación: total o parcial.
- Técnico, para ver quién hizo esos trabajos.
- Un buscador por cliente, documento, patente, VIN o número de orden.
- Incluir anuladas, para ver también las que se dieron de baja.
Cada fila muestra el monto bonificado y abre un detalle con acceso directo a la orden, al comprobante, al vehículo y al cliente.
El botón Exportar Excel baja lo que está filtrado, con una fila por orden: fechas de ingreso y entrega, sucursal, técnico, cliente con documento y teléfono, patente, marca, modelo, año, VIN, kilómetros, descripción del service, tipo de bonificación, monto y comprobante. Es la planilla que te pide una marca cuando hay que rendir los services de garantía, armada sin copiar nada a mano.
Un detalle práctico: cargá los repuestos antes de facturar la orden. El monto bonificado se calcula con lo que la orden tenía cargado en ese momento. Lo que se agrega después no entra en la cuenta.
Qué pasa en los números del negocio
Un service bonificado es un gasto sin ingreso, y así queda:
- En ventas aparece un comprobante de $0. No infla la facturación.
- En el costo quedan los repuestos que se usaron. Si solo hubo mano de obra y ningún repuesto, no hay costo de mercadería que registrar.
- En el stock los repuestos salen como en cualquier orden.
- En la cuenta corriente del cliente no se mueve nada, salvo los extras de una bonificación parcial.
Con eso podés responder la pregunta que de verdad importa: de todo lo que el taller gastó en repuestos este mes, cuánto fue trabajo cobrado y cuánto fue trabajo regalado. Y decidir con ese número, no con una sensación.
Si la bonificación fue por una falla del repuesto, el paso que sigue es recuperar ese costo: lo contamos en reclamo de garantía a proveedor.
Resumen
- Un service bonificado lleva orden de trabajo, igual que uno pago.
- Se bonifica al facturar, no salteándose el registro.
- Total: todo en $0, comprobante interno. Parcial: se regala el service y se cobran los extras.
- El costo de los repuestos queda registrado en los dos casos.
- Un listado con filtros y Excel te dice cuánto regalaste, a quién y en qué vehículo.
Si manejás un taller o el servicio técnico de una concesionaria, mirá cómo trabaja el sistema con mecánica de motos o con lubricentros.