Los gastos bancarios se registran como cualquier gasto, pero pagado desde la cuenta del banco de la que salió la plata y con la fecha del débito en el extracto. Después se concilian contra esa línea del extracto. Si cumplís esas dos cosas, el saldo de la cuenta en tu sistema coincide con el del homebanking; si no, no va a coincidir nunca.
El problema no es cómo se registran. Es que nadie los registra.
Por qué los gastos bancarios quedan sin cargar
Un pago a un proveedor tiene un responsable: alguien lo decidió, alguien lo hizo y alguien lo cargó. Los gastos bancarios no. El banco los debita solo, y el sistema se entera recién cuando alguien abre el extracto.
Los más habituales:
- Comisiones de mantenimiento de la cuenta o del paquete.
- Cargos por operación: transferencias, chequera, depósitos.
- Impuesto a los débitos y créditos bancarios, el famoso impuesto al cheque. Se cobra sobre los movimientos de la cuenta, así que aparece muchas veces en el mes y en importes chicos.
- Intereses de un descubierto.
- Débitos automáticos de servicios, seguros o suscripciones.
Cada uno es chico. Sumados, en un mes con movimiento pueden ser decenas de líneas. Y cada línea sin cargar es una diferencia entre el saldo de tu sistema y el del banco, que es exactamente lo que explicamos en por qué no coinciden el saldo contable y el bancario.
Los dos datos que no se pueden equivocar
Para que un gasto bancario quede bien registrado alcanza con dos cosas.
El medio de pago es la cuenta del banco. Parece obvio, pero es el error más común: el gasto se carga "pagado en efectivo" o desde otra cuenta porque es la opción que venía elegida. El gasto queda registrado, pero la cuenta del banco no baja. Y la caja, que no tuvo nada que ver, sí.
La fecha es la del débito. No la del día en que lo cargaste. Si el banco debitó la comisión el 3 y la cargaste el 28, el saldo de la cuenta estuvo mal 25 días.
Con esos dos datos bien, el asiento contable sale solo: el gasto contra la cuenta bancaria, en la fecha correcta.
Cómo se hace desde la conciliación bancaria
En PymeInteligente, los gastos bancarios se cargan desde el mismo lugar donde aparecen: la conciliación bancaria. Importás el extracto, el sistema cruza lo que puede contra tus movimientos y lo que queda sin cruzar es el pendiente. Ahí están los gastos que nadie cargó.
El flujo es este:
- Elegís una o varias líneas de egreso pendientes. Por ejemplo, todas las líneas del impuesto al cheque del mes.
- Tocás "Crear gasto". Se abre el mismo formulario de Gastos que usás en el resto del sistema, con las líneas elegidas arriba: fecha, concepto que puso el banco y monto.
- Elegís cómo cargarlo: "Un gasto por el total" o "Un gasto por cada movimiento".
- Completás categoría, proveedor y lo que necesites. El medio de pago ya viene puesto: es la cuenta bancaria del extracto que estás conciliando. Si la cuenta es de Mercado Pago, se carga como pago con Mercado Pago; si es un banco, como transferencia.
- Guardás. El gasto se crea y las líneas quedan conciliadas en el mismo paso. No hay que volver a buscarlas para cruzarlas a mano.
Si el concepto del banco trae el nombre del comercio (por ejemplo, un pago con QR), el sistema lo propone como beneficiario. Es sólo un valor inicial: lo podés cambiar.
Un gasto por el total o uno por movimiento
Las dos opciones resuelven casos distintos.
| Un gasto por el total | Un gasto por cada movimiento | |
|---|---|---|
| Qué crea | Un solo gasto por la suma de las líneas | Un gasto por cada línea elegida |
| Cómo concilia | Varias líneas del extracto contra un gasto | Cada línea contra su propio gasto |
| Número de factura y CAE | Se pueden cargar | No: cada gasto es un débito suelto |
| Cuándo conviene | El banco te factura las comisiones del mes juntas | Débitos de conceptos o fechas distintas |
En el modo por el total, el desglose del gasto (neto, IVA, percepciones) tiene que sumar lo mismo que las líneas elegidas. Si no da, el sistema no lo guarda: un gasto que no coincide con el extracto es justo lo que la conciliación busca evitar.
En el modo por movimiento, los importes del formulario se reparten entre los gastos en proporción a cada línea.
El aviso de doble carga
El error que más cuesta encontrar después es cargar el mismo gasto dos veces. Pasa así: durante el mes, alguien carga a mano el débito automático del seguro. A fin de mes, otra persona concilia, ve la línea del seguro sin cruzar y la carga de nuevo.
Cuando cargás un gasto por el total, antes de guardarlo el sistema busca si ya hay un egreso del mismo importe, sin conciliar, en la misma cuenta, cinco días antes o después. Si lo encuentra, te avisa. No te bloquea: puede ser un débito legítimo que se repite. Pero te deja ver que existe antes de duplicarlo, y si era el mismo, lo correcto es conciliar la línea contra ese movimiento en vez de crear otro.
Lo que no se puede hacer, y por qué
- Sólo líneas de egreso. Un crédito del banco no es un gasto.
- Sólo líneas pendientes. Si la línea ya está conciliada, ya hay algo que la explica.
- No en una conciliación cerrada. Cerrar el período es justamente decir que esos números ya no se tocan.
El impuesto al cheque, aparte
Vale la pena cargar el impuesto a los débitos y créditos con su propia categoría, separado de las comisiones. No es un servicio del banco: es un impuesto, y una parte puede computarse a cuenta de otros. Cuánto y cómo lo define tu contador. Lo que te toca a vos es que esté cargado, separado y con la fecha correcta, para que cuando lo pida no haya que reconstruirlo desde los extractos.
Si además usás centros de costo en los gastos, es un buen lugar para no mezclar los costos financieros con los de la operación.
Qué cambia en el saldo
Con los gastos bancarios cargados y conciliados, el saldo de cada cuenta en el sistema es el del banco. No uno parecido: el mismo. Eso es lo que hace que el control de caja y de bancos sirva para decidir, y que los reportes de resultado muestren lo que de verdad cuesta tener la plata en el banco.
Si tu conciliación todavía deja muchas líneas sin cruzar, empezá por separar los tres tipos de pendiente que explicamos en por qué queda un pendiente en la conciliación bancaria. Los gastos bancarios suelen ser la mayoría del segundo tipo: lo que nunca se cargó.