Cuando un cliente te paga en dólares y su deuda está en pesos, el problema no es recibir la plata: es dejar registrado a qué valor la recibiste. Si eso queda en la cabeza del que cobró, dos semanas después nadie puede explicar por qué la cuenta corriente bajó lo que bajó.
La respuesta corta: cargás el pago en dólares, confirmás la cotización, y el sistema imputa el equivalente en pesos contra las facturas pendientes. La cotización que usaste queda guardada en el recibo, no en un cuaderno aparte.
El problema real: la cotización se pierde
El circuito habitual en un negocio argentino es este. El cliente debe $2.400.000. Trae 1.000 dólares. Alguien busca la cotización, hace la cuenta, descuenta el resultado de la cuenta corriente y sigue trabajando.
Lo que se pierde en el camino:
- A qué valor se tomó el dólar. Si lo tomaste a 1.180 y tu socio lo hubiera tomado a 1.215, la diferencia son casi 35 mil pesos sobre una sola operación.
- Quién decidió ese valor. Cuando el cliente reclama, no hay forma de reconstruirlo.
- Si el excedente quedó como vuelto o como crédito. Es la discusión más común dos meses después.
Registrar la cotización no es prolijidad contable: es lo que hace auditable el descuento. Sin ese número, el saldo de la cuenta corriente es un resultado sin fórmula.
Cómo se registra un cobro en dólares
En el registro de pago de cuentas corrientes de clientes, la moneda del recibo se elige antes que nada. Cuando elegís dólares, aparece un campo más: Cotización (ARS por USD).
Ese campo trabaja con el patrón "sugerida y editable":
- Se precarga sola con el dólar oficial del día, tomado de una fuente pública y cacheada unos minutos para no consultarla en cada tecla.
- La podés cambiar. Si con ese cliente arreglaste otro valor, lo escribís. El campo cambia de "Sugerida" a "Modificada", así el que revisa el recibo después sabe que el número no salió automático.
- Si la consulta falla, no se bloquea nada. El campo pasa a carga manual y el cobro sigue.
El detalle que importa: el valor que confirmás queda en el comprobante, junto con de dónde salió (sugerida u oficial) y a qué hora se trajo. El recibo se explica solo.
La cuenta que hace el sistema por atrás
La convención es una sola y vale para todo el circuito: la cotización siempre significa cuántos pesos vale una unidad de esa moneda. Para pesos, siempre 1.
Con eso, cada monto tiene su equivalente en pesos y todo se compara contra la misma vara:
| Concepto | Valor nominal | Cotización | Equivalente en pesos |
|---|---|---|---|
| Lo que entregó el cliente | USD 1.000 | 1.200 | $1.200.000 |
| Factura A (deuda en pesos) | $800.000 | 1 | $800.000 |
| Factura B (deuda en pesos) | $350.000 | 1 | $350.000 |
| Excedente | — | — | $50.000 |
El sistema arma esa "bolsa" en pesos, la reparte entre las facturas que elegiste y calcula el sobrante. Cada paso redondea a dos decimales, y el residuo de ese redondeo —siempre unos centavos— no se descarta: se absorbe en la línea de mayor monto. Si la diferencia se pasa de unos pocos centavos, el sistema corta la operación en vez de guardarla, porque eso ya no es redondeo sino un error en los datos.
Es la diferencia entre un sistema que cuadra y uno que "casi cuadra": nadie tolera que se pierdan tres pesos por recibo, porque al año son miles y nadie sabe dónde están.
Pesos y dólares en la misma operación
El caso más argentino de todos: el cliente te paga $500.000 por transferencia y 200 dólares billete.
Sobre un cobro en pesos podés activar una pata adicional en dólares, sólo en efectivo. Se registran como dos recibos independientes, no como un único comprobante con líneas mezcladas. Es una decisión deliberada: cada recibo queda con una sola moneda y una sola cotización, y por lo tanto cada uno se puede leer, imputar y anular por separado.
La pata en dólares se imputa automáticamente contra la deuda en dólares, del comprobante más viejo al más nuevo. La selección manual de facturas queda para la parte en pesos, que es donde realmente hace falta elegir.
Esa pata no se puede combinar con dos cosas, y conviene saberlo antes: un anticipo a una preventa, y el cobro automático por QR de Mercado Pago. En ambos casos el botón directamente no aparece.
Cuando sobra plata: vuelto o saldo a favor
Si lo entregado supera lo aplicado, elegís qué pasa con la diferencia:
- Dejarlo como saldo a favor. El excedente queda en la cuenta del cliente, en la moneda en que pagó, disponible para imputar a otra factura. Es el comportamiento por defecto.
- Devolver el vuelto. La diferencia sale físicamente y no queda como crédito.
Los dos caminos generan el mismo asiento contable por el total recibido —lo que entró, entró—; lo que cambia es si esa plata queda o no como crédito del cliente. Si te interesa qué pasa después con ese excedente, está contado en detalle en saldo a favor de un cliente.
Qué pasa con el riesgo y el vencido
Las cuentas corrientes en moneda extranjera se miden con la misma vara que las de pesos: para calcular el nivel de riesgo del cliente, el monto vencido se lleva a pesos con una cotización de referencia.
Acá hay una decisión de diseño que vale la pena contar. Si no hay cotización disponible, el sistema no recalcula el riesgo con un valor inventado: conserva el que ya tenía. Un cliente no pasa a "riesgo alto" porque se cayó una consulta de cotización. Un dato viejo y verdadero es mejor que uno fresco e inventado.
Cómo empezar sin romper nada
Si hoy manejás todo en pesos, no hay nada que migrar: mientras todas las cotizaciones valgan 1, la cuenta es idéntica a la de siempre. El circuito en dólares se activa recién cuando elegís esa moneda en un recibo.
Un orden razonable:
- Definí quién fija la cotización. ¿El que cobra usa siempre la sugerida, o hay un valor arreglado por cliente? Es una decisión de negocio, no del sistema.
- Empezá por un cliente. El que ya te paga en dólares. Registrá dos o tres cobros y revisá los recibos.
- Mirá la etiqueta "Modificada". Si aparece en todos los recibos, la cotización sugerida no te sirve y conviene revisar el criterio en vez de corregirla a mano cada vez.
- Definí el default de excedente. Vuelto o crédito. Que no lo decida cada cobrador según el día.
El objetivo no es "poder cobrar en dólares" —eso ya lo hacés—. Es que dentro de seis meses cualquiera pueda abrir el recibo y entender la operación completa sin llamar a nadie. Podés ver cómo se ordena el resto del circuito de cobranzas en cuentas corrientes de clientes, o cómo dejar atrás el cuaderno en dejar de anotar el fiado.