Para cancelar un envío sin anular la venta, cancelás la entrega y nada más: la factura sigue emitida, el cobro sigue registrado y el stock no se mueve. Son dos cosas distintas y conviene tratarlas por separado, porque mezclarlas es la forma más común de terminar con un pedido "fantasma" en el tablero o con una venta anulada que nadie quería anular.
El caso típico: el cliente compra, paga, y a la mañana siguiente llama para decir que pasa a retirarlo él. La venta está perfecta. Lo que ya no existe es el viaje.
Cancelar el envío o anular la venta: cuál corresponde
La pregunta para decidir es una sola: ¿el cliente se lleva la mercadería o no?
| Situación | Qué hacer | Qué cambia |
|---|---|---|
| El cliente retira por el local | Cancelar el envío | Sólo la entrega |
| El cliente ya no quiere la compra | Anular la venta (nota de crédito) | La venta, y su envío cae solo |
| El envío ya se entregó | Ninguna de las dos sobre el envío | Si hay devolución, va por nota de crédito |
Cancelar el envío no devuelve stock, porque la mercadería sigue vendida: sólo cambia cómo llega al cliente. Si el producto vuelve a tu depósito porque la venta se cae, el camino es la nota de crédito, no la cancelación del envío.
Qué pasa cuando cancelás un envío
En el sistema de gestión de PymeInteligente, el botón Cancelar envío está en la lista de envíos y en el tablero de entregas. Pide un motivo opcional —"El cliente retira por el local", por ejemplo— de hasta 300 caracteres. Si no escribís nada, queda "Envío cancelado".
Al confirmar pasan tres cosas:
- El envío sale de los listados activos. No aparece más en el tablero, en las estadísticas del día ni entre los pendientes. En el detalle del envío queda marcado como cancelado, con la fecha y hora.
- Se bloquean los pasos siguientes. Un envío cancelado no se puede despachar ni marcar como entregado. Si alguien lo intenta, el sistema responde que el envío está cancelado. Es lo que evita que el chofer lo cargue igual porque estaba en la planilla de ayer.
- Queda el registro. Quién lo canceló, cuándo, con qué motivo y si fue una cancelación manual o consecuencia de anular la venta.
Lo que no pasa: no se toca la factura, ni el cobro, ni la cuenta corriente del cliente, ni la caja, ni el stock, ni la contabilidad. Esa es la regla de diseño: la logística es una capa encima de la venta, y deshacer la capa no puede romper lo que está debajo.
Si el envío ya estaba en una hoja de ruta
Acá está la parte que una planilla no resuelve bien. Un envío cancelado puede estar ya asignado a un viaje, y el sistema lo trata distinto según en qué punto esté ese viaje:
- Hoja de ruta en borrador (todavía no salió): el envío se quita de la hoja y las paradas que quedan se renumeran. El chofer recibe una hoja sin ese pedido, como si nunca hubiera estado.
- Hoja de ruta en camino (la camioneta ya salió): la parada no se borra. Queda como fallida, con el motivo de la cancelación. El viaje existió, el chofer pudo haber pasado por esa dirección, y borrarlo dejaría un hueco en el registro del recorrido.
La diferencia importa el día que alguien pregunta por qué la camioneta hizo un desvío o por qué el recorrido tardó más. Con la parada fallida, la respuesta está en la hoja.
El circuito completo de la hoja de ruta, los estados del envío y el remito firmado está en control de entregas y transportistas.
Cuando anulás la venta, el envío se cancela solo
El otro camino es el inverso: la venta se cae y el envío tiene que caer con ella. Antes, eso eran dos tareas, y la segunda se olvidaba. El resultado era un pedido anulado que seguía apareciendo en el tablero de entregas, listo para salir.
Ahora, estas dos operaciones cancelan el envío en la misma operación:
- Emitir una nota de crédito por el total de la venta.
- Cancelar una venta en borrador.
El envío queda cancelado con el motivo "Venta anulada" y origen "anulación de venta", para distinguirlo de una cancelación hecha a mano. Una nota de crédito parcial no cancela el envío: la venta sigue viva por el resto, y el resto todavía hay que entregarlo.
Un detalle de diseño: la cancelación del envío nunca bloquea la anulación de la venta. Si el envío ya se había entregado, o ya estaba cancelado, la nota de crédito se emite igual. La anulación fiscal es lo importante; la logística acompaña.
Qué envíos entran en este circuito
Los mismos que entran al tablero de entregas:
- Las notas de pedido mayoristas, que entran solas porque casi siempre se reparten. Es el circuito habitual de una distribuidora mayorista.
- Cualquier venta de mostrador marcada como envío a domicilio, que es el caso típico de un corralón o una casa de materiales.
Una venta que el cliente se lleva en el momento no tiene envío, así que no hay nada que cancelar.
El error que evita
El problema real no es cancelar un envío: es que el envío cancelado siga existiendo en algún lado. En una planilla, el pedido se tacha, pero la fila sigue ahí, y el día que la planilla se copia para armar el recorrido de mañana, vuelve a aparecer.
Con el envío cancelado en el sistema, el pedido desaparece del tablero, de la hoja de ruta en borrador y de las estadísticas, y no se puede despachar por error. Y si el día de mañana el cliente reclama, el motivo y el usuario están en el pedido, no en la memoria de quien atendió el teléfono.
Si estás armando el circuito de entregas desde cero, empezá por el remito con firma electrónica por QR: es la otra mitad del mismo problema, que es saber con certeza qué pasó con cada pedido.