Un ajuste de saldo de un cliente es un movimiento manual en su cuenta corriente que no viene de una venta ni de un cobro: le carga una deuda o un saldo a favor, y deja escrito por qué. Sirve para dos cosas: traer el saldo que el cliente arrastraba en otro sistema, y hacer una corrección autorizada que no tiene un papel detrás. Si la diferencia tiene un comprobante, el ajuste es la herramienta equivocada.
En PymeInteligente está en la ficha del cliente dentro de cuentas corrientes de clientes, con el botón Ajuste manual.
Primero: ¿de dónde sale la diferencia?
El cliente dice que te debe $380.000. Tu sistema dice $450.000. Antes de tocar nada, hay que saber qué son esos $70.000. Casi siempre es una de estas cosas:
| Qué pasó | Qué corresponde hacer |
|---|---|
| Un pago que el cliente hizo y no registraste | Cargar el recibo |
| Una devolución o un descuento después de facturar | Emitir una nota de crédito |
| Una venta que nunca facturaste | Facturarla |
| Un cobro aplicado a la factura equivocada | Corregir la imputación |
| Un saldo que el cliente traía del sistema anterior | Ajuste |
| Una diferencia vieja que la empresa decidió reconocer | Ajuste |
Las cuatro primeras filas tienen un comprobante. Ese comprobante es el que hay que cargar, porque es el que va al libro IVA, al asiento contable y, si hubo plata, a la caja. El ajuste no hace ninguna de esas tres cosas.
Esa es la regla: el ajuste es para lo que no tiene comprobante. Por eso, antes de dejarte cargarlo, la pantalla te lo recuerda en un recuadro: no mueve caja, no emite comprobante fiscal, no genera asiento contable, y queda registrado con tu usuario y el motivo.
Deuda o saldo a favor
El ajuste tiene dos sentidos, y se comportan distinto.
Deuda del cliente. Crea un comprobante pendiente de tipo saldo inicial, con su fecha y su vencimiento. Aparece junto a las facturas impagas del cliente y se cobra con un recibo, total o en partes, como cualquier otra. Como tiene vencimiento propio, cuenta bien en la antigüedad de deuda: una deuda que venía vencida del sistema anterior se ve vencida desde el primer día.
Saldo a favor del cliente. Crea un crédito disponible en la cuenta, igual que el que nace cuando un cliente paga de más. Se puede aplicar a una factura pendiente o devolverle al cliente en efectivo, transferencia o cheques.
Esta es la diferencia con el ajuste de un proveedor, que sólo sube o baja el total: del lado del cliente, la deuda se puede cobrar y el crédito se puede usar. Un ajuste que no se pudiera cobrar te dejaría un saldo que nunca baja.
Qué te pide el ajuste
- Tipo: saldo a favor del cliente o deuda del cliente.
- Importe: mayor a cero y con dos decimales como máximo.
- Moneda: pesos o dólares. El saldo se lleva por moneda, así que un ajuste en dólares no toca el saldo en pesos.
- Fecha: la del saldo, no la de hoy. Si traés una deuda de marzo, va con fecha de marzo.
- Vencimiento: sólo para una deuda, y opcional. Si no lo cargás, toma la misma fecha. No puede ser anterior a la fecha.
- Motivo: obligatorio, con 10 caracteres como mínimo.
- Referencia: opcional. Por ejemplo, "Saldo sistema anterior" o el número del resumen que te mandó el cliente.
Antes de confirmar, la pantalla te muestra el saldo actual y el saldo después del ajuste. Es el último control: si el número de abajo no es el que esperabas, el ajuste está mal.
El motivo obligatorio es la parte que importa. Es el único movimiento de la cuenta que no tiene un comprobante que lo explique. Dentro de seis meses, alguien va a abrir la ficha del cliente y va a preguntar qué fue. "Saldo según planilla del sistema anterior al 31/10" sirve. "Ajuste" no.
Un ajuste o la migración completa
Si estás pasando todos los clientes de otro sistema, el ajuste uno por uno no es el camino. Para eso está la carga de saldos por planilla, que pide una fila por comprobante pendiente y respeta la fecha de cada uno. Está explicada en cómo cambiar de sistema de gestión sin perder datos.
El ajuste es para el caso suelto: el cliente que apareció después, el saldo que quedó afuera de la planilla, la diferencia que se acordó por teléfono.
Cómo se deshace un ajuste mal cargado
Con Anular ajuste, en el menú del movimiento. Te pide el motivo de la anulación, también con 10 caracteres como mínimo.
La anulación no borra nada. Carga el movimiento inverso y el ajuste queda en el historial marcado como anulado. Cualquiera que mire la cuenta ve qué se cargó, quién lo anuló y por qué.
Hay un límite: sólo se anula lo que no se usó.
- Una deuda no se puede anular si ya tiene cobros aplicados.
- Un saldo a favor no se puede anular si ya se aplicó a una factura o se devolvió.
Tiene sentido. Si el cliente ya te pagó esa deuda, anularla dejaría un recibo cobrando algo que no existe. En ese caso, primero hay que deshacer el cobro.
Quién puede hacerlo
Sólo los usuarios con rol administrativo o superadministrador. Un ajuste cambia lo que un cliente debe sin un papel que lo respalde, y por eso no lo puede hacer alguien de mostrador, de caja o de ventas.
Antes de ajustar, esta rutina
- Pedile al cliente el detalle, no el total. La diferencia casi siempre es un comprobante entero.
- Buscá primero los cobros: uno sin registrar, o uno aplicado a otra factura.
- Buscá después las devoluciones y descuentos que nunca tuvieron su nota de crédito.
- Lo que quede sin explicar, y sólo eso, va por ajuste. Con el motivo escrito y una referencia.
Si después del paso 3 la diferencia es grande, todavía no es momento de ajustar. Un ajuste grande sin explicación no corrige la cuenta: la deja de explicar.