Un recordatorio de pago automático es un mensaje que sale solo, todos los días, a los clientes que tienen facturas vencidas sin cobrar. No lo escribe nadie: el sistema mira la cuenta corriente, junta los documentos vencidos de cada cliente y manda un solo aviso con el detalle y el total. En PymeInteligente ese proceso corre a la mañana y usa dos canales, mail y WhatsApp.
La diferencia con perseguir la cobranza a mano es de días. La deuda que se reclama a los 3 días de vencida se cobra mucho más que la que se reclama a los 40, cuando ya nadie se acuerda de qué era. Y con inflación, cobrar tarde es directamente vender más barato.
Qué mira el sistema para decidir a quién reclamar
No mira las facturas. Mira los movimientos de la cuenta corriente del cliente, que es donde vive el saldo real después de los pagos parciales, las notas de crédito y los recibos.
Entra en el reclamo todo documento que cumpla las tres condiciones:
- Es un débito del cliente (una factura, un remito con cuenta corriente, un ajuste a favor tuyo).
- Tiene saldo mayor a cero. Si se cobró entero, queda afuera.
- Está vencido: la fecha de vencimiento ya pasó.
Hay un caso especial. Cuando un documento se cargó sin fecha de vencimiento, el sistema no lo ignora ni lo reclama al día siguiente: lo empieza a considerar vencido a los 30 días de emitido. Es un default conservador para que la venta cargada rápido, sin condición de pago, no quede colgada para siempre.
Los movimientos de mostrador anónimo —consumidor final, venta sin cliente— quedan fuera por definición: no tienen a quién mandarle nada.
Un mensaje por cliente, no uno por factura
Este es el detalle que hace la diferencia entre un recordatorio útil y spam.
Si un cliente te debe siete facturas, no recibe siete mensajes. Recibe uno, con la lista:
| Documento | Monto | Días vencido |
|---|---|---|
| FACTURA A #0001-00012345 | $184.500 | 42 |
| FACTURA A #0001-00012801 | $96.200 | 21 |
| FACTURA A #0001-00013090 | $310.000 | 8 |
Y abajo el total. Si son más de cinco documentos, se listan los cinco primeros y se aclara cuántos más hay, para que el mensaje siga siendo legible en un WhatsApp.
Además hay un tope duro: un recordatorio por cliente por día. Aunque el proceso corra dos veces o alguien lo dispare a mano, el cliente no recibe dos avisos el mismo día.
Los tres niveles de tono
Acá está lo que más cambia el resultado. Mandar siempre el mismo mensaje amable no cobra, y mandar siempre el mensaje firme quema clientes buenos que se olvidaron una vez.
El sistema cuenta cuántos recordatorios ya recibió ese cliente y sube el tono solo:
Nivel 1 — primer aviso, suave. "Le recordamos que tiene un saldo pendiente de $X." Cierra con "si ya realizó el pago, por favor ignore este mensaje". Es un recordatorio, no un reclamo. La mayoría de los clientes paga acá.
Nivel 2 — segundo aviso, con advertencia. Cambia a "su cuenta presenta un saldo vencido" y suma la línea de intereses por mora. Importante: esa línea solo aparece si tu empresa tiene la configuración de intereses activada. Si no cobrás intereses, el sistema no amenaza con algo que después no vas a aplicar.
Nivel 3 — tercer aviso en adelante, firme. Tono directo y mención de restricciones sobre la cuenta.
El conteo es histórico por cliente, no por documento. Un cliente que ya recibió dos avisos por una deuda vieja arranca en nivel 3 la próxima vez, aunque la factura sea nueva. Es intencional: el nivel refleja la conducta de pago, no la antigüedad de un papel.
Los dos canales
El mismo recordatorio sale por mail y por WhatsApp, o por el canal que elijas.
El mail va con el formato de comprobante: encabezado con tus datos, tabla de documentos, total. El WhatsApp va en texto plano, con la lista en viñetas y los montos formateados en pesos, pensado para leerse en el celular sin abrir nada.
Los mails salen a nombre de tu negocio, con tu razón social y tus datos de contacto. Si además conectás tu propio dominio de correo, salen desde tu dominio —cobranzas@tunegocio.com.ar— en vez del genérico de la plataforma. Cambia bastante la tasa de apertura y la probabilidad de caer en spam.
Cómo se apaga para un cliente puntual
No todos los clientes se manejan igual. El cliente grande que paga a 60 días por convenio no debería recibir un aviso automático a los 3 días de vencida la factura.
Cada cliente tiene su propio interruptor de recordatorios automáticos en la ficha. Apagado, queda fuera del envío diario. Pero seguís pudiendo mandarle el recordatorio a mano cuando quieras, y ahí elegís vos el nivel de tono: podés mandarle un nivel 1 aunque sea la quinta vez, o saltar directo al 3.
Ese envío manual está disponible para administración, caja, mostrador y vendedores. No hace falta ser administrador para reclamar una cobranza.
Lo que hay que tener en orden para que funcione
El recordatorio automático no arregla una cuenta corriente desordenada. La amplifica. Antes de encenderlo:
- Los recibos tienen que cargarse el día que se cobra. Si el cliente pagó el lunes y el recibo se carga el jueves, el martes le llega un reclamo por algo que ya pagó. Es la forma más rápida de perder credibilidad.
- Las facturas necesitan fecha de vencimiento real. Sin ella el sistema asume 30 días, que puede no ser tu condición de venta.
- Los mails y teléfonos de los clientes tienen que estar cargados y ser válidos. Un cliente sin contacto simplemente no recibe nada, y no te vas a enterar mirando el total adeudado.
- Decidí antes si cobrás intereses o no. Si no los cobrás, dejá la configuración apagada: el nivel 2 va a mandar una advertencia vacía.
Todo eso es la misma higiene que hace falta para que el control de gestión sirva de algo. Si venís de anotar el fiado en un cuaderno, ese es el paso previo, no este.
Por qué automatizarlo cambia el número
La cobranza a mano falla por una razón simple: nadie la hace. Es la tarea que siempre se posterga porque no es urgente hoy y es incómoda siempre. El resultado típico es que se reclama solo a los deudores grandes, y el resto de la deuda —la suma de veinte clientes que deben poco— envejece hasta volverse incobrable.
El proceso automático no discrimina por monto. Reclama la deuda de $12.000 con la misma constancia que la de $400.000, todos los días, sin que a nadie le dé vergüenza mandarlo. Y el nivel de tono sube solo, que es la parte que en la práctica nadie sostiene a mano.
Lo que ganás no es el mensaje: es que la deuda deje de envejecer sin que nadie la mire.